Tag Archief van: ALV

Beste leden,

De jaarlijkse ALV staat gepland voor dinsdag 22 februari om 20 uur en zal dit keer via zoom plaatsvinden. De link wordt de dag ervoor via de ‘all-groep’ rondgestuurd. 

Op de ALV leggen we als bestuur via het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid. Verder wordt een jaarplan en een begroting gepresenteerd voor het dan al lopend verenigingsjaar. Op grond van een rapportage van de kascontrolecommissie zullen we aan de algemene ledenvergadering voorstellen om de penningmeester en daarmee het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid voor het afgesloten boekjaar.

We stellen ook een wisseling in het bestuur voor. Na drie jaar wil Bart zijn zondagavonden anders gaan besteden. Bjorn heeft aangegeven zijn rol als secretaris over te willen nemen. Net als vorig jaar leggen we ook dit jaar een aanpassing van het Huishoudelijk Reglement (HR) ter besluitvorming voorleggen aan de ALV. Dit betreft een aantal aanpassingen die voortkomen uit de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. We hebben verduidelijkt hoe het bestuur besluiten neemt bij afwezigheid van een of meerdere bestuursleden en hoe we als bestuur omgaan met tegenstrijdige belangen. En het lidmaatschap is nu per kwartaal opzegbaar, met uitzondering van de jaarbijdrage aan de NTB. De links naar de huidige en nieuwe versie staan in de ALV stukken in paragraaf 4.

Een aanpassing van het HR vergt een twee derde meerderheid van twee derde van de leden op de ALV. Ondanks onze positieve inborst, houden we er rekening mee dat we op de ALV van 22 februari minder dan twee derde van onze leden aanwezig zal zijn. In dat geval kunnen we een nieuwe ALV uitschrijven en dan volstaat een twee derde meerderheid van de aanwezige leden.

We hopen natuurlijk op een zo’n groot mogelijke opkomst op dinsdag 22 februari. We willen je vragen om eventuele vragen en opmerkingen bij de stukken al zoveel mogelijk voorafgaand aan de ALV met het bestuur op te nemen, zodat we op de ALV zelf geen onnodige discussies met de hele groep hoeven te voeren. 

Sportieve groet!

Het bestuur

Agenda Vijfde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team


Datum: Dinsdag 22 februari 2022 – 20:00 uur
Plaats: Online via Zoom, de link wordt gedeeld via de ‘All groep’

1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden invloed uit te laten oefenen op het beleid van de Vereniging. In deze ALV vraagt het bestuur de leden om:

  1. goedkeuring van het financieel jaarverslag 2021,
  2. goedkeuring voor de begroting 2022,
  3. goedkeuring van de voorgestelde wijzigingen in het huishoudelijk reglement,
  4. décharge van een lid van het bestuur,
  5. de installatie van een nieuw bestuurslid.

Elk lid heeft één stem, er wordt gestemd via Zoom.

2. Financieel Jaarverslag UHTT 2021


Hieronder lichten we graag de financiële resultaten toe. Voor de sportieve headlines van het afgelopen jaar, verwijzen we naar de terugblik in paragraaf 3.1.

2.1 Winst & verlies rekening

algemeen - 0dTy9 sZlgqtvfqVOAbbkuMT77RwKzA9m7iim O cg TLSUE0GwJC5xnl h1051nEVIvAttJ7bqm417S8GRUeNW3JgWcL1TIuVYg2VVlhWfS2Yoiott nvatSRoDH3n2Dks5Jjhh - Aankondiging & Agenda - ALV UHTT 22 februari 2022 - Zwemmen, trainen, Hardlopen, Fietsen, ALV

Zoals ieder jaar is voor de vereniging de grootste onkostenpost het zwemmen. Iets meer dan de helft wordt uitgegeven aan zwemwater voor reguliere trainingen dan wel cursussen, zwemtrainers en de coördinatie hiervan.

We hebben onze trainers en leden aan verschillende opleidingen en cursussen kunnen laten meedoen zoals de EHBO cursus, borstcrawl cursussen, reddend zwemmen, een MTB clinic en de TTN3 opleiding tot triathlon trainer.

Aan het eind van 2021 hebben we 4.611 Euro minder kosten gemaakt dan wat we hebben binnen gekregen aan opbrengsten. De voornaamste redenen hiervoor zijn;

  • We hadden nog een reservering op de balans voor niet gefactureerde zwembadhuur bij het Bosbad Leersum. In goed overleg heeft het Bosbad Leersum de vereniging een korting verleend van 50% (1600 Euro). Het overige bedrag van 1600 Euro is betaald.
  • Door de effecten van Corona zijn de zwembad kosten voor het KNZB bad aanzienlijk omlaag gegaan, terwijl de kosten voor het Bosbad Leersum door de aanpassing in het trainingsaanbod omhoog zijn gegaan.
  • We hebben meer contributie geïncasseerd. Eind 2021 telde de vereniging 147 leden.

2.2 Balans 2021

algemeen - ZQULdBZxrjkS9h4XYXm pSuPtHFe8Wxejl9ZlivW3AwEQ5KGiHn7eygzecYWmEm96VxCpI75nllAGnrJACDriKA2BtRouFMBfn2JF MqXwCZhANFViRkVD5A9oV7r6XNny8p1vFv - Aankondiging & Agenda - ALV UHTT 22 februari 2022 - Zwemmen, trainen, Hardlopen, Fietsen, ALV

De algemene reserve is eind 2021 gegroeid tot 15.340 Euro (algemene reserve + saldo) t.o.v. 10.728 Euro in 2020. We streven ernaar ongeveer een kwart van de jaarlijkse verplichtingen als eigen reserve aan te houden. Voor 2022 zou dit neerkomen op een bedrag van ongeveer 7.000 Euro. We zijn er afgelopen jaar mede door Corona niet in geslaagd om een deel van de eigen reserve terug te investeren in de vereniging.

De Vooruitbetaalde bedragen op de balans aan de activazijde betreffen de betaalde facturen van de NTB voor de teamcompetities in 2022.

Op de balans staat een post Vooruit ontvangen bedragen. Dit zijn betalingen aan de UHTT welke nog niet definitief zijn en mogelijk terugbetaald dienen te worden. Dit betreft tegemoetkomingen in het kader van Corona regelingen:

  • de Tegemoetkoming Amateur Sport Organisatie (TASO) regeling van de overheid.
  • Tegemoetkoming Verhuurders Sportaccommodaties (TVS) mbt Laco over Q4 2020 en Q1 & Q2 2021.

Verder zijn er verschillende Voorzieningen gereserveerd op de passivazijde van de balans. Dit betreft reserveringen voor verplichtingen waarvoor de factuur nog niet ontvangen is:

  • de borstcrawl cursussen welke begonnen zijn in 2021 en in 2022 worden afgerond.
  • de EHBO cursus van de Rode Kruis inclusief zaalhuur
  • zwemwater kosten van Laco voor Q3 en Q4 2021
  • kosten voor zwemwater in 2021 op donderdag bij KNZB. LABC is de hoofdhuurder en dient dit nog door te belasten.

2.3 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie bestaat uit Remko Renes en P.J. van Herel.

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring. Zie voor de volledige brief onderstaande link:

https://drive.google.com/file/d/1_YUF1TNd08drSzcAN6l_DVaL4iVgc3TB/view?usp=sharing

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2021

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de jaarrekening van 2021 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Daaraan voorafgaand zal de kascommissie advies uitbrengen aan de ALV. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

3. Jaarplan 2022

Hieronder kijken we terug op het afgelopen jaar en vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2022. Het budget voor 2022 staat onder punt 3.6 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Terugblik 2021

Als bestuur zijn we het afgelopen jaar gestart met drie nieuwe bestuursleden. 2021 stond in het teken van inwerken en inregelen en ook een stapje zetten in de voorgenomen professionalisering van de vereniging. De website is opgepoetst en up to date gemaakt door Jochem en Harm. We hebben duidelijkheid gecreëerd rondom het doorgaan van trainingen bij weerswaarschuwingen, bij code oranje wordt de training afgelast, bij code geel beslist de trainer op basis van lokale en actuele inzichten.

En we hebben nog een keer bekrachtigd dat we leden die zich inzetten voor de vereniging, als trainer, bestuurslid, als lid van de commissie of in welke vorm dan ook, daar in principe niet voor betalen. De enige uitzondering zijn de trainingscoördinatoren die daar een kleine vergoeding voor krijgen. Ook betalen we als vereniging trainerscursussen voor leden die zich op dit vlak willen ontwikkelen en bereid zijn trainingen te verzorgen.

In het kader van de professionalisering hebben we gekeken naar de AVG. We hebben een privacyreglement opgesteld en een privacy risico assessment uitgevoerd met behulp van Robert. We hebben ook gekeken wat we nog moeten aanpassen aan onze statuten en huishoudelijk reglement naar aanleiding van de inwerkingtreding van de WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen). Dit laatste betekent dat we ook dit jaar weer zullen stemmen over aanpassingen in het huishoudelijk reglement.

Er is gestart met het aanvragen van VOG’s voor vrijwilligers binnen de vereniging. Dit is nu voor het bestuur en Technisch Hart geregeld. De procedure hiervoor is opgezet en komend jaar zullen we dan ook de VOG’s voor de overige sportbegeleiders gaan aanvragen.

Het afgelopen jaar hebben we helaas veel minder ‘samen vrolijk kunnen sporten’ in de natuur dan waar we op hadden gehoopt. Als bestuur hebben we diverse malen gesproken over Corona en wat dat betekent voor ons trainingsaanbod. Uiteindelijk zijn wij tot de conclusie gekomen dat het niet zo veel uitmaakt of wij het nu eens zijn met alle regels van de overheid of niet, als vereniging zullen we gewoon de regels moeten volgen die de overheid oplegt. Dit hebben we ook zo in het Corona protocol vastgelegd.

Een live bijeenkomst tussen Technisch Hart, DE Commissie en het bestuur is er nog niet van gekomen. Een lockdown gooide roet in het eten van de geplande samenkomst. Helaas, maar we hebben elkaar waar nodig online opgezocht.

Het Technisch Hart is continu bezig geweest plannen en schema’s bij te stellen aan de laatste regels van de overheid. Op deze manier zijn we in staat geweest om toch nog samen de nodige trainingsuurtjes te kunnen draaien. We hopen dat we komend jaar veel vaker samen zullen kunnen sporten, op trainingen en bij wedstrijden.

3.2 Uitslag Ledenenquête 2021

In het najaar van 2021 hebben we voor de vierde keer in het bestaan een grote enquête gehouden onder onze leden. We gebruiken dit om te kijken hoe tevreden de leden zijn, en om suggesties op te doen om onze vereniging nog verder te verbeteren. Op de website hebben we hier recent over bericht.

Er was opnieuw veel waardering voor het maatwerk van het Technisch Hart in tijden van Corona, al missen we allemaal het sociale aspect rondom en naast de trainingen. Via DE Commissie proberen we dit in te vullen met digitale (sportieve) challenges en online wieler poules en het streven is om dit ook volgend jaar te blijven doen.

Een punt van zorg is dat sommige leden aangeven het niveau op trainingen soms te hoog of in enkele gevallen juist te laag te vinden, en daarom niet meer komen. Hier willen we heel duidelijk over zijn: alle trainingen moeten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht jouw niveau.

Tenslotte is een ander belangrijk punt: om alle ideeën en trainingen te kunnen realiseren zijn (veel) vrijwilligers nodig. Zo langzamerhand lijkt er teveel op de schouders van een te kleine groep vrijwilligers te komen. Daarom ook de oproep aan alle leden om je aan te melden als vrijwilliger, of het nu voor een vaste of tijdelijke klus is, jullie hulp en creatieve ideeën zijn welkom en vooral ook nodig!

De resultaten van de enquête zijn besproken in het Bestuur en gedeeld met het Technische Hart en DE Commissie. De resultaten zijn gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2022. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis voor het budget van 2022 dat vandaag ter goedkeuring door de ALV voorligt.

3.3 Visie & Doelen UHTT in 2022

UHTT wil haar leden op een vrolijke manier beter laten worden in de triathlon. En dat doen we het liefste in de natuur. Om dit zo goed mogelijk te borgen, hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • Wat we doen, doen we veilig. We doen alles om blessures en ongelukken te voorkomen, we voelen ons altijd veilig om dingen wel en niet te doen;
  • We proberen onze prestaties te verbeteren, door de juiste trainingsprikkels op te zoeken en elkaar te inspireren;
  • We sporten het liefst in de natuur. We maken gebruik van onze prachtige omgeving en geven haar iets terug als dat mogelijk is;
  • Plezier is een voorwaarde. Het kan een keer niet leuk zijn,maar nooit voor een langere tijd;
  • Als het kan, maken we het onszelf comfortabel. Gewoon omdat het kan;

Het komende jaar blijft een spannend jaar. Het lijkt erop dat er structureel steeds weer meer mogelijk is. Of en hoe wedstrijden dit jaar door zullen gaan is nog onzeker. Voor 2022 willen we het volgende bereiken:

  • Zo flexibel mogelijk omgaan met de beperkingen van Corona, en iedereen zoveel mogelijk stimuleren om binnen de randvoorwaarden op een sportieve, gezonde en veilige manier te blijven bewegen;
  • Een professionaliseringsslag. Najarenvanmooieplannen initiëren en opbouwen is het nu tijd voor bestendigen en verder uitbouwen. Enerzijds gaat dit over het verbeteren van de verslaglegging en archivering, maar het betreft ook de wens om minder afhankelijk te worden van een klein aantal vrijwilligers van het eerste uur. We willen meer nieuwe leden betrekken bij de taken die we binnen de vereniging te doen hebben, en deze taken beter verdelen, zodat vrijwilligers het ook langer op een leuke manier kunnen volhouden. Daarnaast is het ook belangrijk om de verbinding tussen Technisch Hart, DE Commissie en het bestuur op peil te houden en te verdiepen;
  • Om ook in de toekomst onze trainingen op peil te houden willen we graag investeren in het opleiden van trainers;
  • We hebben onze socia levents, zodat we elkaar ook buiten de trainingen en wedstrijden kunnen ontmoeten, inspireren en ondersteunen. Door de snelle groei en de beperkingen van de Corona tijd, zijn er steeds meer leden die elkaar niet meer kennen, en vraagt het sociale aspect meer aandacht;
  • Dit jaar bestaat UHTT al weer vijf jaar; dat betekent ons eerste lustrum. Hoe mooi zou het zijn als dat samen kan vallen met een jaar waarin we samen met stichting Heuvelrug Triathlon onze eerste, maar lang verwachte, eigen Triathlon kunnen organiseren. Een feestelijk jaar waarin we hopelijk onze gezamenlijke krachten kunnen laten zien;

3.4 Wedstrijden (incl. Teamcompetities)

Voor 2022 heeft UHTT 4 teams ingeschreven voor de competitie.

1ste divisieteam Dames: Na de promotie vanuit de 2de divisie naar de 1ste divisie in 2021, is het plan om natuurlijk mee te kunnen en blijven doen in de 1ste divisie (handhaven). Gaaf om met de UHTT in deze divisie mee te doen, we gaan proeven hoe dat is, ervaren en iedere race met een grote lach op het gezicht finishen.

3e divisieteam Dames: UHTT was bij de landelijke introductie van het 3de divisieveld voor dames vertegenwoordigd. In deze divisie strijden de dames uiteraard voor de hoogste plek, maar plezier en het opdoen van ervaring is minstens zo belangrijk. Zo doen zij wedstrijdritme op en kunnen ze in de toekomst wellicht promoveren naar de 2de divisie; voor 2022 richten we ons primair op meedoen en verdere kennismaking in de competitie.

2e divisieteam Heren: Dit Heren team heeft als doelstelling voor 2022 om stabiel mee te draaien in de tweede divisie (handhaven), maar gaat iedere race natuurlijk tot de max. Januari 2022 is dit ook gedeeld in de UHTT All app-groep, het team zoekt nog leden om de wedstrijdkalender goed gevuld te krijgen.

4e divisieteam Heren: Het 4de divisie Heren team bouwt verdere ervaring op in de competitie. Het verder ontwikkelen in ‘het samen racen’ is het meest belangrijke doel. Waar mogelijk wordt de kans gegrepen om te promoveren naar de 3de divisie. Zo creëren ze wellicht ook ruimte voor UHTT om volgend jaar een extra herenteam deel te laten nemen aan de competitie.

Naast de competitiewedstrijden zullen we afhankelijk van het verloop van het wedstrijdseizoen weer een aantal wedstrijden aanmerken als UHTT events. Bij deze races willen we met zoveel mogelijk leden samen aan de start verschijnen om er een mooi ‘UHTT feestje’ van te maken.

Alle 4 teams zijn ingeschreven voor seizoen 2022. De UHTT neemt de team registratie voor haar rekening van 950 Euro. Voor de deelnemers aan de teamcompetitie heeft de vereniging de individuele inschrijvingen voorgeschoten. Eind 2022 zal de individuele inschrijving per wedstrijd en per deelnemer worden geïncasseerd. Voor 2021 betrof dit een bedrag van 36 Euro per persoon per wedstrijd.

3.5 Eigen wedstrijd: Heuvelrug Triathlon

Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:

“De Heuvelrug Triathlon 2021: die ging niet door.”

Voor de tweede keer op rij is de langverwachte eerste Heuvelrug Triathlon niet georganiseerd. Helaas voor de UHTT-leden en deelnemers die reikhalzend uitkeken naar een kwart triathlon in, rondom en langs het Henschotermeer over de heuvels en door het coulissenlandschap van de Heuvelrug. Vroeg in het jaar nog tijdens de strenge lockdown met avondklok heeft de beheerder van het Henschotermeer laten weten geen evenementen en activiteiten te willen laten plaatsvinden.

Wij hebben als organisatie echt niet stil gezeten. Samen met onze partners, zoals Stichting Greenrace zijn we doorgegaan met onze voorbereidingen. We waren klaar voor het organiseren van een kwart triathlon. We hadden vergunningen verkregen, het verkeersplan was af en goedgekeurd, afspraken waren gemaakt met andere triathlons om materialen te kunnen gebruiken. Wij hebben veel tijd gestoken in het uitwerken, doornemen en schrijven van een draaiboek dat zelfs op een 1,5m virusvrije situatie was ingericht. Deelnemers zouden bijvoorbeeld geheel Corona-proof de deelnemersinformatie in de eerste TriDrive ontvangen onderweg naar de parkeerplaats. We hadden besloten om alleen een kwart triathlon te organiseren om de logistiek van aankomst en vertrek optimaal te kunnen beheersen. Kortom, we waren er klaar voor en we hadden er vooral heel veel zin in.

Zaterdag 11 juni 2022

De eerste Heuvelrug Triathlon gaat er komen. Echt. Of die eerste mag plaatsvinden in 2022 zal afhangen van de ruimte die we van het virus krijgen, maar als het aan ons ligt schrijf je alvast met dik potlood in je agenda: op zaterdag 11 juni 2022 vindt misschien wel eindelijk de eerste editie van de mooiste en groenste kwart triathlon van Nederland plaats. Wij zijn volop in beweging om er een mooie eerste editie van de te maken, en zijn nog op zoek naar vele vrijwilligers die dat met ons mogelijk willen maken.

De organisatie van misschien wel de mooiste & groenste kan niet zonder de medewerking van vele vrijwilligers. De vrijwilligers zijn actief op een van de onderdelen van het parcours of de start & finishlocatie. Ben jij beschikbaar als vrijwilliger of weet jij vrijwilligers die jou als deelnemer kunnen willen ondersteunen, meld je bij ons via heuvelrugtriathlon@uhtt.nl.

De Heuvelrug Triathlon wordt georganiseerd door een team van sportminnende duursporters: Lotte (vz), Annemarie, Marga en Remko

3.6 Budget 2022

UHTT2022
FinancienBudget
Contributies€ 26,100
NTB contributie leden€ 6,263
TOTALE INKOMSTEN€ 32,363
Werving/UHTriathlon ondersteuning€ 100
Commissie€ 1,000
Lustrum€ 500
Clubkleding€ 400
Lidmaatschappen/licenties€ 100
Kleding trainers/overig€ 200
Bank & kantoorkosten€ 550
NTB contributie leden€ 6,263
NTB Club lidmaatschap€ 120
Opleidingen€ 2,470
Bodyboost€ 375
Body Boost overig€ 100
Zwem materialen€ 200
Zwem water€ 15,750
Zwem trainers€ 4,070
Zwem overig€ 150
Loop trainers€ 400
Lopen overig€ 80
Fiets trainers€ 870
Fiets overig€ 200
NTB Competitie€ 950
Coordinatoren€ 2,400
TOTALE UITGAVEN€ 37,248
Verschil€ -4,885

Het ledenaantal per 1 januari 2022 is 147. Voor 2022 wordt er gebudgetteerd op 150 leden.

Voor het budget 2022 heeft het bestuur besloten 4.884 Euro meer uitgaven te budgetteren dan inkomsten. De voornaamste reden is dat de algemene reserve in 2021 vanwege verschillende redenen verder is toegenomen. Deze ruimte willen we in 2022 o.a. gebruiken om meer zwemwater te kunnen bieden. Verder is er ruim gebudgetteerd voor opleidingen voor zwembegeleiders, looptrainers, wegkapiteins en een valtraining voor de racefiets en mountainbike.

Daarnaast hebben we meer budget gereserveerd voor uitgaven aan sociale events. We hopen dat er komend jaar meer kan op dit vlak, en niet te vergeten: 2022 is ook het jaar van het eerste UHTT Lustrum, ons 5-jarig jubileum.

Voor 2022 stelt het bestuur voor de contributie te houden op 174 Euro per jaar. De jaarlijkse NTB bijdrage voor 2022 is vastgesteld op 41,75 Euro en reeds geïncasseerd op 31 januari 2022.
Naast het ruime budget voor 2022 is er een additioneel overschot van ruim 3.000 Euro vanuit 2021. Dit overschot zal worden aangewend om op ook in 2023 en mogelijk zelfs 2024 ruimer te kunnen budgetteren dan de voorspelde inkomsten.

3.7 Besluit 2: Goedkeuring budget 2022

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de begroting voor 2022 goed te keuren. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

4. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement

Het afgelopen jaar is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen van kracht geworden. Deze wet stelt een aantal eisen aan de regels die verenigingen hanteren. Wij voldeden hier nog niet volledig aan. Zo hebben we nog geen duidelijke afspraken vastgelegd hoe het bestuur besluiten neemt als niet iedereen aanwezig is, en moeten we wettelijk vastleggen dat de voorzitter niet in zijn eentje besluiten kan nemen. Uiteindelijk moeten deze regels worden vastgelegd in de statuten. We stellen voor ze voorlopig in het huishoudelijk reglement op te nemen, en ze op te nemen in de statuten bij de eerstvolgende wijziging daarvan. Zo besparen we de kosten van een extra statutenwijziging.

De belangrijkste wijzigingen zijn dat we hebben verduidelijkt hoe het bestuur besluiten neemt bij afwezigheid van een of meerdere bestuursleden, hoe we als bestuur omgaan met tegenstrijdige belangen en dat het lidmaatschap per kwartaal opzegbaar is, met uitzondering van de jaarbijdrage aan de NTB. Hier vind je de nieuwe en oude versie.

4.1 Besluit 3: goedkeuring wijzigingen Huishoudelijk Reglement

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de voorgestelde wijzigingen in het huishoudelijk reglement goed te keuren.

Een aanpassing van het huishoudelijk reglement vergt dat minstens twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig is op de ALV, en dat twee derde daarvan instemt met de aanpassing.

Indien op de ALV van 22 februari minder dan twee derde van de leden aanwezig is, zullen we een nieuwe ALV uitschrijven en dan volstaat een twee derde meerderheid van de dan aanwezige leden.

5. Besluit 4: Décharge bestuurslid

Tijdens de ALV zal Bart Boon aftreden als bestuurslid, cf het schema van aftreden. Hij heeft drie jaar in het bestuur gezeten en was ook betrokken bij de oprichting van de Stichting Heuvelrug Triathlon. De overige bestuursleden gaan door.

We vragen derhalve de ALV formeel décharge te verlenen:

  • Bart Boon als secretaris van de UHTT;

Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

6. Besluit 5: Installatie nieuwe bestuurslid

Bjorn Veldhuizen heeft zich aangemeld als vrijwilliger om de rol van secretaris in het bestuur over te nemen.

We vragen derhalve de ALV formeel het nieuwe bestuurslid aan te stellen:

  • Bjorn Veldhuizen als secretaris van de UHTT;

Vooruitlopend op een positief besluit, ziet het bestuur en het richtinggevende rooster van aftreden er dan als volgt uit: Bas treedt uit per einde 2022; Marije en Sjoerd per einde 2023, Ruben aan het einde van 2024 en Bjorn per eind 2025.

7. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen aan de individuele bestuursleden of via het contactformulier.

Vragen waar we de 22e niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of app-groepen beantwoorden.

Datum: 29 januari

Plaats: Online via Zoom, de link wordt gedeeld via de ‘All groep’

1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden invloed uit te laten oefenen op het beleid van de Vereniging. In deze ALV vraagt het bestuur de leden om:

  1. goedkeuring van het financieel jaarverslag 2020,
  2. goedkeuring voor de begroting 2021,
  3. goedkeuring van wijzigingen in het huishoudelijk reglement,
  4. décharge van twee leden van het bestuur en een lid van de kascommissie,
  5. de uitbreiding van het bestuur van vier naar vijf leden, de installatie van vier nieuwe bestuursleden, de benoeming van Ruben van der Made als voorzitter; en de benoeming van een nieuw lid van de kascommissie

Elk lid heeft één stem, er wordt gestemd via Zoom – polls

2. Financieel Jaarverslag UHTT 2020

Normaal benoemen we als inleiding op het financiële jaarverslag de headlines van het afgelopen jaar. Als gevolg van Corona missen we terugblikken op wedstrijden en de teamcompetities ed. We zijn echter verheugd op het trainingsaanbod en de social events die we als UHTT binnen de geldende en actuele corona richtlijnen hebben kunnen bieden. Het Technisch Hart organiseerde maatwerk per discipline om alle leden veilige en goede trainingen aan te bieden. Als bonus volgde er ook nog een Oliebollen-triathlon op 31 december. De Commissie lanceerde nieuwe social events zoals de UHTT tour- en Vuelta poules, plogging-challenge en de Utrechtse Heuvelrug Buiten Bingo. Verder in deze paragraaf lichten we graag de financiële resultaten toe.

2.1 Balans en winst/verlies 2020 versus 2019

algemeen - afbeelding - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

We hebben aan het eind van 2020 5.083 euro minder kosten gemaakt dan wat we hebben binnen gekregen aan contributies. Dit is vooral veroorzaakt door het feit dat we bij het KNZB bad alleen betalen voor gebruik. Hierdoor hebben we niet hoeven te betalen voor de periode dat het zwembad dicht was. Van Laco hebben we een bedrag terug ontvangen door de aanspraak die Laco heeft weten te maken op een Covid-19 noodfonds.

Voor wat betreft verliezen gemaakt door Covid-19 hebben we 900 euro moeten betalen aan de teamcompetities en een aanbetaling van ongeveer 250 euro voor het trainingskamp. Beiden zijn afgelast zonder retournering van deze aanbetalingen.

We zijn het jaar geëindigd met 134 volwaardige leden. Ondanks een jaar (bijna) zonder wedstrijden toch weer een groei met 18 leden.

algemeen - afbeelding 1 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

De algemene reserve is mede door het overschot van 2020 ondertussen op zo’n niveau dat hiervoor los van het budget 2021 nog aparte bestemmingen gevonden kunnen worden.

2.2 2020 versus budget 2020:

algemeen - afbeelding 2 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

Ook ten opzichte van het budget zijn we om identieke redenen uitgekomen met minder kosten en ook met 4 meer leden dan gepland. Wel is alvast ingezet met het oog op 2021 op het reserveren van plekken bij diverse trainerscursussen, waaronder de TTN3 cursus bij de NTB. Daardoor is deze post iets hoger uitgevallen dan gebudgetteerd.

2.3 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring. Zie voor de volledige brief onderstaande link

Verslag Kascommissie UHTT 2021

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2020

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de jaarrekening van 2020 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

3. Jaarplan 2021

Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2021. Het budget voor 2021 staat onder punt 3.5 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Uitslag Ledenenquête 2020

In het najaar van 2020 hebben we voor de derde keer in het bestaan een grote enquête gehouden onder onze leden. We gebruiken dit om te kijken hoe tevreden de leden zijn, en om suggesties op te doen om onze vereniging nog verder te verbeteren. Op de website hebben we hier al eerder over bericht.

Er was heel veel waardering voor het maatwerk van het Technisch Hart in tijden van Corona, en allemaal missen we het sociale aspect. Via de Commissie proberen we dit gat zo goed mogelijk te vullen met allerlei digitale challenges uitgeschreven en we hebben hen gevraagd dit ook volgend jaar te blijven doen. 

Een punt van zorg was dat sommige leden aan gaven het niveau op trainingen soms te hoog te vinden, en daarom niet meer te komen.  Hier willen we heel duidelijk over zijn: alle trainingen moeten voor iedereen toegankelijk zijn. We hebben het technisch hart gevraagd hier nog eens extra op te letten bij het opstellen van de trainingen.

De resultaten van de enquête zijn besproken in het Bestuur en gedeeld met het Technische Hart en de Commissie. Zij hebben die gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2021. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis van voor het budget van 2021 dat vandaag ter goedkeuring door de ALV voorligt.

3.2 Visie & Doelen UHTT in 2021

UHTT wil haar leden op een vrolijke manier beter laten worden in de triathlon. En dat doen we het liefste in de natuur. Om dit zo goed mogelijk te borgen, hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • Wat we doen, doen we veilig. We doen alles om blessures en ongelukken te voorkomen, we voelen ons altijd veilig om dingen wel en niet te doen;
  • We proberen onze prestaties te verbeteren, door de juiste trainingsprikkels op te zoeken, elkaar te inspireren;
  • We sporten het liefst in natuur. We maken gebruik van onze prachtige omgeving en geven en haar iets terug als dat mogelijk is.
  • Plezier is een voorwaarde. Het kan een keer niet leuk zijn, maar nooit voor een langer tijd.
  • Als het kan, maken we het onszelf comfortabel. Gewoon omdat het kan.

Het komende jaar blijft een jaar vol onzekerheid. Het lijkt erop dat zeker in het eerste kwartaal Corona nog beperkingen aan trainingen zal opleggen. Of en hoe wedstrijden dit jaar door zullen gaan is ook nog onzeker. Voor 2021 willen we het volgende bereiken:

  • Zo flexibel mogelijk omgaan met de beperkingen van Corona, en iedereen zoveel mogelijk stimuleren om binnen de randvoorwaarden op een sportieve, gezonde en veilige manier te blijven bewegen.
  • Een professionaliseringsslag. Na jaren van mooie plannen initiëren en opbouwen is het nu tijd voor bestendigen en verder uitbouwen. Enerzijds gaat dit over het verbeteren van de verslaglegging en archivering, maar het betreft ook de wens om minder afhankelijk te worden van een klein aantal vrijwilligers van het eerste uur. We willen meer nieuwe leden betrekken bij de taken die we binnen de vereniging te doen hebben, en deze taken beter verdelen, zodat vrijwilligers het ook langer op een leuke manier kunnen volhouden.
  • Investeren in trainers en opleidingen.
  • We blijven gedurende de zomermaanden zwemmen in het Henschotermeer, hopen dit jaar samen de Stichting Heuvelrug Triathlon en GreenRace onze eerste eigen triathlon te organiseren en houden vast aan de Plogging run.
  • We hebben onze social events, zodat we elkaar ook buiten de trainingen en wedstrijden kunnen ontmoeten, inspireren en ondersteunen. Door de snelle groei en de beperkingen van de Corona tijd, zijn er steeds meer leden die elkaar niet meer kennen, en vraagt het sociale aspect meer aandacht.

3.3 Wedstrijden (incl. Teamcompetities)

Voor 2021 heeft UHTT 4 teams ingeschreven voor de competitie.

2e divisieteam Dames: hebben zich tot doel gesteld om te promoveren naar eerste divisie. Hiermee komt ruimte om in de toekomst een extra Damesteam op te richten.

3e divisieteam Dames: UHTT is bij de landelijke introductie van het 3e divisieveld voor dames vertegenwoordigd. In deze divisie strijden de dames voor de hoogste plek, maar plezier en het opdoen van ervaring is minstens zo belangrijk. Zo kunnen zij in de toekomst promoveren naar de 2e divisie.

2e divisieteam Heren: Hebben zich tot doel gesteld om te promoveren naar de eerste divisie. Dan starten ze namelijk ook volgend jaar met de dames (die natuurlijk ook gaan promoveren) op dezelfde wedstrijden. Goed voor het teamgevoel, goed voor de uitstraling van UHTT.

4e divisieteam Heren: hebben als doel om te promoveren naar de 3e divisie. Zo creëren ze ruimte voor UHTT om volgend jaar een extra herenteam deel te laten nemen aan de competitie.

Naast de competitiewedstrijden zullen we afhankelijk van het verloop van het wedstrijdseizoen ook weer een aantal wedstrijden aanmerken als UHTT events, waar we met zoveel mogelijk leden proberen samen aan de start te verschijnen. 

3.4 Eigen wedstrijd: Heuvelrug Triathlon

Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:

“We wilden vorig jaar met de Heuvelrug Triathlon misschien wel de mooiste en groenste triathlon van Nederland organiseren. Het was niet moeilijk om hier ook veel andere mensen en partijen enthousiast voor te maken. Zoals de beheerders van het Henschotermeer en de Nederlandse Triathlon Bond (‘He, he, eindelijk iemand die een triathlon bij het Henschotermeer gaat organiseren…’). En ook de Stichting GreenRace, die al partner is van UHTT, wilde graag meehelpen met de organisatie.

Als UHTT hebben we een aantal redenen om zelf een triathlon te willen organiseren:

  • Op de triathlon agenda is een tekort aan wedstrijden, veel wedstrijden zitten vol.
  • Onze leden doen mee aan wedstrijden, het is logisch dat we zelf ook een evenement organiseren.
  • We maken als vereniging veel gebruik van het Nationaal Park en de natuur hier in de omgeving, we willen door het organiseren van een wedstrijd in het Nationaal Park ook een financiële bijdrage (% van het inschrijfgeld) leveren aan de instandhouding van het park.
  • Last but not least, we denken dat het organiseren van zo’n mooi en leuk evenement enorm inspirerend en verbindend werkt voor de UHTT zelf, zo leren we elkaar nog beter kennen en hebben we samen een heel mooi doel en aan het einde van het jaar een hele gave herinnering.

Helaas heeft het vorig jaar niet zo mogen zijn, ondanks al het enthousiasme dat we steeds weer bij iedereen tegenkwamen. We zijn vooralsnog van plan het dit jaar opnieuw te proberen, en hebben hiervoor zaterdag 12 juni 2021 in onze agenda gezet. De komende maanden moet duidelijk worden of dit realistisch is, of dat Corona toch te veel beperkingen oplegt om dit op een leuke en financieel verantwoorde manier te organiseren. Misschien kiezen we er dan wel voor om later in het jaar een trainings-triathlon voor UHTT-leden te organiseren, zoals we dat ook in 2019 en 2020 hebben gedaan.

Wat al wel duidelijk is, als we van start kunnen met de eerste echte Heuvelrug Triathlon, doen we dat graag samen met zoveel mogelijk UHTT-ers, die onmisbaar zijn om alles in goede banen te leiden. Via de ‘all groep’ en de website houden we jullie op de hoogte!

Sportieve groet van Lotte (vz), Annemarie, Richard, Remko, Marga en Bart

3.5 Toelichting Budget 2021

algemeen - afbeelding 3 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

Voor 2021 stelt het bestuur voor de contributie te houden op 212 euro per jaar inclusief de 38 euro bondsbijdrage (de atletenlicentie dienen de leden optioneel zelf aan te schaffen)

3.6 Besluit 2: Goedkeuring budget 2021

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de begroting voor 2021 goed te keuren. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

4. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement

We hebben vorig jaar al geconstateerd dat het huishoudelijk reglement (HR) niet helemaal ‘up to date’ was met hoe we feitelijk de dingen regelen. We hebben met een frisse bril naar het HR gekeken en dit opgepoetst. De belangrijkste wijzigingen zijn het vervallen van een passage over jeugdleden (die hebben we momenteel niet) en het aanpassen van de passage over hoe we omgaan met ongewenst gedrag binnen de vereniging (nav het instellen van de vertrouwenscontactpersonen). Daarnaast hebben we een flink aantal formuleringen aangepast of aangescherpt. Hier vind je de nieuwe en oude versie.

4.1 Besluit 3: goedkeuring wijzigingen Huishoudelijk reglement

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de voorgestelde wijzigingen in het Huishoudelijke reglement goed te keuren.

Een aanpassing van het HR vergt dat minstens twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig is op de ALV, en dat twee derde daarvan instemt met de aanpassing.

Indien op de ALV van 29 januari minder dan twee derde van de leden aanwezig is, kunnen we een nieuwe ALV uitschrijven en dan volstaat een twee derde meerderheid van de dan aanwezige leden.

5. Besluit 4: Décharge bestuursleden Jorrit Thiele en Luuk Overbeek & Kascommissielid Hans Dekker

Tijdens de ALV zullen Jorrit Thiele en Luuk Overbeek aftreden als bestuurslid. Zij hebben aangegeven na jaren van trouwe dienst het bestuursstokje door te willen geven. Bart Boon blijft actief als bestuurslid. Daarnaast stellen we onder besluit 5 voor een aantal leden te benoemen als nieuwe bestuursleden.

Ook is Hans Dekker niet langer beschikbaar voor de kascommissie. Remko Renes blijft lid van de kascommissie.

We vragen derhalve de ALV formeel décharge te verlenen:

  • Jorrit Thiele en Luuk Overbeek als respectievelijk voorzitter en penningmeester van de UHTT;
  • Hans Dekker als lid van de kascommissie

Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

6. Besluit 5: Uitbreiding aantal bestuursleden, installatie nieuwe bestuursleden, benoeming voorzitter en installatie Kascommissielid

Bas Vogels heeft begin 2020 de ledenadministratie van Gerrit overgenomen en draait feitelijk al bijna het hele jaar mee in het bestuur. Daarnaast hebben we Ruben van der Made en Sjoerd Dormans bereid gevonden om de taken van Jorrit en Luuk over te nemen. Daarnaast dragen we Marije Bakker voor als vijfde bestuurslid, onder andere als linking pin naar de Commissie.

Conform de statuten benoemt de ALV de voorzitter. Namens de oude en voorgestelde bestuursleden dragen we graag Ruben van der Made voor als nieuwe voorzitter van de Vereniging. Ruben neemt veel bestuurlijke ervaring met zich mee en wij zijn ervan overtuigd dat hij ons kan helpen met het verder uitbouwen van de vereniging en het borgen van de continuïteit op langere termijn.

De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het huishoudelijk reglement (zie punt 4).

Om de continuïteit van het bestuur naar de toekomst toe te borgen, en te voorkomen dat te veel kennis en ervaring tegelijkertijd uit het bestuur vertrekt, willen we gaan werken met een richtinggevend rooster van aftreden. Vooruitlopend op een positief besluit, ziet dit er als volgt uit: Bart treedt uit per eind 2021, Bas per einde 2022; Marije en Sjoerd per einde 2023 en Ruben aan het einde van 2024.

Als laatste, P.J. van Herel heeft aangegeven bereid te zijn om toe te treden tot de kascommissie.

We vragen derhalve de ALV formeel in te stemmen met:

  • De uitbreiding van het bestuur van vier naar vijf leden
  • De installatie van Bas, Ruben, Sjoerd en Marije als bestuursleden
  • De benoeming van Ruben als nieuwe voorzitter van de vereniging
  • De benoeming van PJ van Herel als lid van de kascommissie

Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

7. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen aan de individuele bestuursleden of via het contactformulier.

Vragen waar we de 29e niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of app-groepen beantwoorden.

In ons tweede jaar als vereniging gaan we nog steeds van mijlpaal naar mijlpaal. De volgende dient zich al weer aan: Op vrijdagavond 25 januari houden wij onze tweede UHTT Algemene Ledenvergadering (ALV). En ook die willen we net als vorig jaar weer innovatief insteken: leuk, snel en vooral ’to the point’.

Dat betekent concreet dat als we ‘bij elkaar komen om besluiten te nemen’, we ons ook richten op ‘besluiten nemen’. En aangezien er maar 4 besluiten officieel genomen dienen te worden, geloven wij dat dit in een minuut of 15-30 moet lukken. Toch?

Als je het moeilijk vindt om dat te geloven, en benieuwd bent hoe dat werkt, kijk hier dan nog even de ALV van 2018 (integraal!) terug:

Goede voorbereiding essentieel

Natuurlijk kun jij geen goede besluiten nemen zonder goed geïnformeerd te zijn en zonder de ruimte voor discussie. Maar om geïnformeerd te worden, om vragen te stellen en om te discussiëren hoef je niet persé fysiek bij elkaar te komen. Volgens ons kan dat prima vooraf en online!

Om deze ALV dus in een recordtijd te laten verlopen, aan jou de volgende 3 verzoeken ter voorbereiding op 25 januari:

  1. Lees alle informatie zoals die op deze pagina beschikbaar wordt gesteld
  2. Stel vragen, of breng alternatieven in, via de discussies per besluit in de UHTT Leden Facebook Group
  3. Bedenk van te voren vast wat je gaat stemmen op de 3 voorgenomen besluiten

Agenda tweede Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team

Datum: 25 januari 2019
Plaats: Tennis- & Businesscenter Heuvelrug
(= naast het zwembad in Doorn; klink link voor Google Maps Locatie)

Laat gelijk even in de UHTT Leden Facebook Groep weten dat je er bij bent.


1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden hun invloed uit te laten oefenen via (besluiten) en vragenrondes. In deze ALV vraagt het tijdelijk bestuur de leden om goedkeuring van het financieel jaarverslag 2018, begroting 2019, en decharge van een lid van het bestuur en van de kascommissie.

Elk lid heeft één stem.


2. Financieel Jaarverslag UHTT 2018

Beleef alle headlines van de vereniging opnieuw via de nieuws sectie op de website. In deze paragraaf lichten we graag de financiële resultaten toe.

2.1 Balans en winst/verlies 2018 versus 2017

algemeen - UHTT Balans en winst verlies 2018 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 25 Jan 2019 - update, Social event, Ledenvergadering, ALV, Agenda

2018 was financieel een prima jaar voor de vereniging. Het boekjaar is afgesloten met een toevoeging aan de algemene reserve van 2.042 euro. Hiermee maken we de vereniging robuuster en kunnen we vaste lasten kostendekkend houden in situaties van onzekerheid in de toekomst.

In 2018 hebben we de automatische incasso geïntroduceerd. Dit heeft geleid tot nul openstaande debiteuren met leden aan het eind van het jaar. Applaus voor jezelf als lid dat we dit hebben bereikt, het voorkomt een hoop administratieve ergernis. Enig punt van aandacht is de relatie met de diverse aanbieders van zwemwater. Er is voor ruim vierduizend euro aan afgenomen badwater gereserveerd waarvoor aan het eind van 2018 nog geen of een incorrecte factuur is ontvangen.

Tenslotte nog veel dank voor de sponsors van de vereniging, Wim Wennekes en Gerrit Heijkoop, die met zijn bedrijf LiveOnlineEvents weer alle nieuwe vaste leden van een shirt heeft voorzien.

2.2 2018 versus budget 2018:algemeen - UHTT Actual vs Budget 2018 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 25 Jan 2019 - update, Social event, Ledenvergadering, ALV, Agenda

Het budget van 2018 voorzag in een ledengroei naar 50 leden. In werkelijkheid zijn we geëindigd op 90, waarvan 31 aspirant. Door de ledengroei en de wens betere zwemfaciliteiten aan te bieden is er meer geïnvesteerd in het zwemwater in vergelijking met budget. Ondanks het aantrekken van een vaste zwemtrainer is er (nog) niet meer uitgegeven aan andere externe trainers of het vergoeden van interne trainers, mede hierdoor is er op de trainerskosten een voordeel gehaald t.o.v. budget.

Op sponsoring is veel meer binnen gehaald dan begroot door het continueren van de shirtsponsoring vanuit LiveOnlineEvents en de onverwachte bijdrage vanuit de Rabo clubkas.

2.3 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.

algemeen - UHTT Verklaring KasCommissie 2019 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 25 Jan 2019 - update, Social event, Ledenvergadering, ALV, Agenda

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2018

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie’ de jaarrekening van 2018 goed te keuren. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV.

Klik hier voor het Financieel jaarverslag UHTT 2018 (PDF).


3. Jaarplan 2019

Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2019. Die vindt je bij punt 3.3 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Visie & Doelen

UHTT is in 2018 gegroeid tot wat het nu is. Bijna 100 leden die zich in één of meerdere disciplines van de triathlon bekwamen, die elkaar inspireren en elkaar verbeteren. We worden als UHTT gezien. De NTB bestempelt ons als middelgrote vereniging, op de Heuvelrug zijn we genomineerd als sportvereniging en sportteam van het jaar, we zijn partner van Bartimeus in de Blindrun.

Waar we als vereniging begin 2018 verantwoordelijk waren voor 20 leden en de daarbij behorende trainingen en trainingsfaciliteiten, voelen we ons nu verantwoordelijk voor een vereniging van 100 leden. Als we dan dezelfde kwaliteit willen leveren voor 100 leden als voor 20 leden, vraagt dat om een andere aanpak. Daarmee borgen we tegelijkertijd ook dat we een betrouwbare partner zijn voor de NTB, Bartimeus, Gemeente Utrechtse Heuvelrug, Greenrace, Laco en onze potentiële leden.

Als bestuur hebben we daarom de  volgende speerpunten opgesteld voor 2019:

  1. Verdere professionalisering in de trainingen:
    3 betaalde coördinatoren (€50,- per maand). Zij zijn verantwoordelijk voor trainingsfaciliteiten, de kwaliteit van de trainingen, aanstellen trainers en begeleiders (onze eigen leden).
  2. De organisatie robuuster:
    • Versterking bestuur met minimaal 1 nieuw bestuurslid
    • Verdeling meer ‘uitvoerende taken’ onder de leden (bijv. via Body Booz-commissie)
    • Faciliteiten (met name zwemwater) veiligstellen voor langere termijn
  3. Introductie nieuw leden verbeteren zodat we toegankelijk blijven

3.2 Wedstrijden (incl Teamcompetities)

De wedstrijden motiveren ons. Een doel, een uitdaging, een interessante reis ernaartoe … Om elkaar hier in te versterken proberen we zoveel mogelijk bij dezelfde wedstrijden aan de start te staan.

Welke wedstrijden gaan we voor? Deze staan vermeld in onze eigen kalender maar hier nog even de categorieën op een rijtje:

  • UHTT gezamenlijke wedstrijden.
  • Triathlon competitie teams, met dit jaar 1 herenteam in de 2e divisie, 1 herenteam in de 4e divisie en 1 damesteam in de 2e divisie. Zie ook: www.teamcompetities.nl
  • RunBikeRun series slaan we dit jaar over, in verband met te weinig animo.

Superleuk wanneer je er bij bent! En … mocht het niet in je wedstrijdschema passen: wellicht wil je mee (tip: langsfietsen) en een rol als supporter of coach nemen?

Last but not least … in 2019 gaan we de voorbereidingen treffen voor onze eigen wedstrijd in 2020. De heuvelrug verdient een mooie triathlon!

3.3 Toelichting Budget 2019

algemeen - UHTT Budget 2019 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 25 Jan 2019 - update, Social event, Ledenvergadering, ALV, Agenda

Het budget van 2019 voorziet in een groei naar 100 leden, deels via de doorstroom van aspirant naar vast en deels via de instroom van nieuwe leden.

Er zal verder geïnvesteerd worden in de kwaliteit van het zwemwater en de trainers en er wordt weer een cursus borstcrawl georganiseerd.

De NTB contributie is per lid met 1 euro per jaar gestegen, welke direct wordt doorberekend aan de leden. Het bestuur heeft besloten geen verdere contributieverhoging door te voeren in 2019. Dit heeft tot gevolg dat er geen verdere dotatie aan de algemene reserve plaats zal kunnen vinden op basis van dit budget, echter is de vereniging op dit moment financieel gezond genoeg om in 2019 de focus volledig te leggen op het professionaliseren van de sportieve infrastructuur. Op naar opnieuw een geweldig UHTT triathlon-jaar!

3.4 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.

3.5 Besluit 2: Goedkeuring budget 2019

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de begroting voor 2019 goed te keuren.

Klik hier voor het Budget UHTT 2019 (PDF).


4. Besluit 3: Decharge bestuurslid Marco Glastra & Kascommissielid Alinda Damsteegt

Tijdens de ALV zal het Marco Glastra aftreden als bestuurslid. Daarmee blijven Jorrit Thiele, Luuk Overbeek en Gerrit Heijkoop over als actieve bestuursleden.

Ook Alinda Damsteegt is niet langer beschikbaar voor de kascommissie. Daarmee is op dit moment Annemarie Kingma het enige lid van de kascommissie.

De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Het HR beschrijft ook hoe eventuele wijzigingen in het HR of de statuten tot stand komen.

Op dit moment hebben zich nog geen andere kandidaten voor het bestuur of de kascommissie gemeld. Dit kan via het contactformulier op deze site.


5. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen in de UHTT Leden Facebook Groep of via het contactformulier.

Vragen waar we de 25ste niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of appgroupen beantwoorden.


Jij komt toch ook naar de 2e officiële UHTT Algemene Ledenvergadering?

Vrijdag 25 januari 2019 wordt sowieso een leuke en historische avond voor onze kersverse vereniging. Want deze ALV is slechts een appetizer voor weer een leuke activiteit van onze “UHTT Body Booz Commissie”!

Zoals zij via de app al schreven:

algemeen - UHTT Body Booz Commissie - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 25 Jan 2019 - update, Social event, Ledenvergadering, ALV, Agenda

Wij zijn 🍻BODY🍷BOOZ🍸 (vlnr Harmke, Marije & Karin) en zijn dol op de sport & fun combi 😆

UHTT zit vol met leuke sportievelingen en naast samen sporten gaan we ervoor zorgen dat er dit jaar allemaal leuke dingen voor jullie georganiseerd worden!🎉💃🏼🎼🏕🍻🍕🎉

25 Januari is de ALV (+/- 20 minuten) waarna we ons gaan storten in de grote UHTT PubQuiz! Ook zo benieuwd wie al die leuke mede-leden zijn? Na deze pubquiz, natuurlijk gevolgd door lekkere drankjes aan de bar, zul je dit gegarandeerd weten😆!

In ons eerste jaar als vereniging gaan we van mijlpaal naar mijlpaal. De volgende dient zich al weer aan: Op vrijdagavond 23 februari houden wij onze eerste UHTT Algemene Ledenvergadering (ALV). En ook die willen we innovatief insteken: leuk, snel en vooral ’to the point’.

Dat betekent concreet dat als we ‘bij elkaar komen om besluiten te nemen’, we ons ook richten op ‘besluiten nemen’. En aangezien er maar 4 besluiten officieel genomen dienen te worden, geloven wij dat dit in een minuut of 15-30 moet lukken. Toch?

Kandidaat-voorzitter Jorrit Thiele ligt het hieronder nog even toe:

Goede voorbereiding essentieel

Natuurlijk kun jij geen goede besluiten nemen zonder goed geïnformeerd te zijn en zonder de ruimte voor discussie. Maar om geïnformeerd te worden, om vragen te stellen en om te discussiëren hoef je niet persé fysiek bij elkaar te komen. Volgens ons kan dat prima vooraf en online!

Om deze ALV dus in een recordtijd te laten verlopen, aan jou de volgende 3 verzoeken ter voorbereiding op 23 februari:

  1. Lees alle informatie zoals die op deze pagina beschikbaar wordt gesteld
  2. Stel vragen, of breng alternatieven in, via de discussies per besluit in de UHTT Leden Facebook Group
  3. Bedenk van te voren vast wat je gaat stemmen op de 4 voorgenomen besluiten

Agenda eerste Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team

Datum: 23 februari 2018
Plaats: Tennis- & Businesscenter Heuvelrug
(= naast het zwembad in Doorn; klink link voor Google Maps Locatie)

Laat gelijk even via het Event in de UHTT Leden Facebook Groep weten dat je er bij bent.


1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden hun invloed uit te laten oefenen via (besluiten) en vragenrondes. In deze ALV vraagt het tijdelijk bestuur de leden om goedkeuring van het financieel jaarverslag 2017, begroting 2018, verkiezing van het bestuur, en verkiezing van de kascommissie.

Elk lid heeft één stem.


2. Jaarverslag: mei 2017 tot 31 december 2017

Beleef alle headlines van de vereniging opnieuw via de nieuws sectie op de website; onderstaande 3 willen we er hier even uitlichten:

2.1 Mei 2017: Het idee – zomertrainingen op de Heuvelrug

algemeen - Marco Glastra Utrechtse Heuvelrug Triathlon Nieuwsblad de kaap 180x180 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018

Tijdens de zomer van 2017 hebben we onder leiding van Marco Glastra getraind voor de onderdelen hardlopen, fietsen en zwemmen. Dat doen we op de Utrechtse Heuvelrug waarbij we de drempel van deelname zo laag mogelijk houden. Zo inspireren de deelnemers elkaar, hebben lol en behalen we onze sportieve doelen. De zomertrainingen vonden plaats tot september 2017

Klik hier om het het volledige artikel te lezen.

2.2 September 2017: De Braaij

algemeen - Oprichting UH Triathlon Vereniging 180x180 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018

Na de zomertraining bleek er voldoende animo om het initiatief voort te zetten en het een duurzaam karakter te geven. Daarbij waren de volgende behoeftes belangrijk: meedoen aan teamcompetitie NTB, onafhankelijk van 1 of 2 gangmakers en transparant voor iedereen

Klik hier om het het volledige artikel te lezen.

2.3 November 2017: Oprichting vereniging

algemeen - Oprichting UHTT 180x180 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018

Op basis van de behoeftes op de Braai, bleek een vereniging in formele zin de beste wijze te zijn om het initiatief voort te zetten. Er is een voorlopig bestuur aangesteld en er zijn statuten en een Huishoudelijk Reglement opgesteld om de vereniging vorm te geven. Het voorlopig bestuur bestuurt de vereniging tot aan de 1e ALV. In december is er een begin gemaakt voor het ontwerp van de clubkleding.

Klik hier om het volledige artikel te lezen.

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2017

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de jaarrekening van 2017 goed te keuren. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV.

Klik hier voor het Financieel jaarverslag UHTT 2017 (PDF).

Plaats al je vragen, opmerkingen of suggesties mbt het financieel jaarverslag 2017 in deze post in de UHTT Leden Facebook Groep.


3. Jaarplan 2018

Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2018. Die vindt je bij punt 3.3 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Trainen & Inspiratie

UHTT is geïnitieerd om ons – multisport liefhebbers van de Heuvelrug – bij elkaar te brengen zodat we met meer gezelligheid, betere inzichten en effectievere techniek kunnen trainen. Die lijn trekken we door! In 2018 houden we vast aanbod van trainingen op de onderdelen zwemmen, fietsen en lopen. Op al deze onderdelen mixen we begeleide trainingen (begeleider uit ledenbestand) met gefaciliteerde trainingen (dedicated trainer) en specials (training/clinic door expert).

Deze mix zorgt voor afwisseling, gevarieerde inspiratie voor atleten & trainers en relatief hoge kwaliteit van begeleiding met de beschikbare financiële middelen. We zullen komend jaar proefdraaien met meerdere trainers zodat we richting 2019 dan een goed netwerk van trainers hebben, zowel vast als inval/expert.

Natuurlijk ben je er nog niet wanneer je jezelf verbetert in de drie onderdelen – het gaat om de combinatie –> we zijn ‘zwemfietslopers’ en ‘loopfietslopers’! In de reguliere trainingen hebben we hier natuurlijk aandacht voor (kijk bijvoorbeeld niet raar op wanneer je in het voorjaar wordt gevraagd je fiets mee te nemen naar looptraining! 🙂 ), daarnaast maken we onszelf echte multisporters door aanvullingen met clinics en kennisavonden. Denk aan open water zwemmen, tijdrijden, wisselen, voeding voor de triatleet, periodisering, et cetera. Deze zullen met name in het voorjaar plaatsvinden.

Praktisch:

  • De tijdstippen van de trainingen blijven voorlopig zoals deze nu zijn – alleen het zwemmen zal veranderen in de zomer (avonduur in Bosbad Leersum – verwachting woensdag) of wanneer we een beter aanbod van Woestduin krijgen mbt zwemwater.
  • Het fietsen zullen we per eind maart omzetten van MTB naar de weg. We gaan in ons trainingsaanbod uit van reguliere triathlons, “cross atleten” worden van harte uitgenodigd om structuur in zomer off-road trainingen te brengen.
  • Data van clinics en kennisavonden worden begin maart gecommuniceerd en op de kalender geplaatst.

3.2 Wedstrijden (incl Teamcompetities)

De wedstrijden motiveren ons. Een doel, een uitdaging, een interessante reis ernaartoe … Om elkaar hier in te versterken proberen we zoveel mogelijk bij dezelfde wedstrijden aan de start te staan.

Welke wedstrijden gaan we voor? Deze staan vermeld in onze eigen kalender maar hier nog even de categorieën op een rijtje:

Superleuk wanneer je er bij bent! En … mocht het niet in je wedstrijdschema passen: wellicht wil je mee (tip: langsfietsen) en een rol als supporter of coach nemen?

Last but not least … in 2018 gaan we de voorbereidingen treffen voor onze eigen wedstrijd in 2019. De heuvelrug verdient een mooie triathlon!

3.3 Besluit 2: Goedkeuring budget 2018

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de begroting voor 2018 goed te keuren.

Klik hier voor het Budget UHTT 2018 (PDF).

Plaats al je vragen, opmerkingen of suggesties mbt het budget 2018 in deze post in de UHTT Leden Facebook Groep.


4. Besluit 3: Verkiezing 4 bestuursleden

Tijdens de ALV zal het voorlopig bestuur aftreden, zodat er een officieel bestuur kan worden gekozen. De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Het HR beschrijft ook hoe eventuele wijzigingen in het HR of de statuten tot stand komen.

Op dit moment stelt het voorlopige bestuur zich in zijn geheel verkiesbaar. Dat zijn:

4.1 Kandidaat Voorzitter

algemeen - Kandidaat Voorzitter Jorrit Thiele 80x80 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018Jorrit Thiele
36 jaar
Driebergen

4.2 Kandidaat Penningmeester & Secretaris

algemeen - Kandidaat Penningmeester Luuk Overbeek 80x80 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018Luuk Overbeek
40 jaar
Leersum

4.3 Kandidaat Bestuurslid Technische Zaken

algemeen - Kandidaat Technische Zaken Marco Glastra 80x80 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018Marco Glastra
45 jaar
Doorn

4.4 Kandidaat Bestuurslid Communicatie & Sponsoring

algemeen - Kandidaat Communicatie Gerrit Heijkoop 80x80 - Aankondiging & Voorbereiding op UHTT Algemene Ledenvergadering op 23 feb 2018 - Ledenvergadering, ALV, 2018Gerrit Heijkoop
37 jaar
Leersum

4.5 Overige kandidaten

Op dit moment hebben zich nog geen andere kandidaat bestuursleden gemeld. Dit kan via het contactformulier op deze site.

Plaats al je vragen, opmerkingen of suggesties tot de kandidaat bestuursleden in deze post in de UHTT Leden Facebook Groep.


5. Besluit 4: Verkiezing kascommissie

De Kascommissie onderzoekt namens de ALV de balans, de staat van baten en lasten en stelt de ALV op de hoogte van haar bevindingen. De kascommissie bestaat uit minimaal 2 leden die niet deelnemen in het bestuur.

De kandidaat kascommissie bestaat uit:

  • Annemarie Kingma
  • Alinda Damsteegt

Plaats al je vragen, opmerkingen of suggesties mbt de Kascommissie in deze post in de UHTT Leden Facebook Groep.


6. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen in de UHTT Leden Facebook Groep of via het contactformulier.

Vragen waar we de 23ste niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of appgroupen beantwoorden.


Jij komt toch ook naar de 1ste officiële UHTT Algemene Ledenvergadering?

Vrijdag 23 februari 2018 wordt sowieso een leuke en historische avond voor onze kersverse vereniging. Want deze ALV is slechts een appetizer voor de eerste activiteiten van onze “UHTT Body Booz Commissie”!

Zoals zij via de app al schreven:

Body Booze?
Ja, Body Booze! Het nieuwe (gezelligheids) onderdeel van de UHTT. Niet te verwarren met de Body Boost; de maandagavondtraining voor de core.

Wat doet de Body Booze?
We organiseren de gezelligheid rondom de sportactiviteiten van de UHTT. Hier kun je plannen smeden voor het seizoen, opscheppen over je wedstrijdprestaties of gewoon over andere dingen praten dan over sport. Sommige events zullen ook voor partner en eventuele kinderen zijn zodat zij niet weer thuis zitten terwijl jij weg bent 🙂

Eerste Body Booze event:
Borrel 23 februari (inclusief Algemene Ledenvergadering UHTT)
Locatie: Tennis- & Businesscenter Heuvelrug (Mariniersweg 3 in Doorn)
Tijd: inloop 19.30, start 20.00 uur

Boost?
Wil jij nog een boost geven aan de Body Booze? Hulp is altijd welkom dus laat het vooral weten!