algemeen - 180531 UHTT Driebergen Fieldcrossing 01 1024x423 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

Datum: 29 januari

Plaats: Online via Zoom, de link wordt gedeeld via de ‘All groep’

1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden invloed uit te laten oefenen op het beleid van de Vereniging. In deze ALV vraagt het bestuur de leden om:

  1. goedkeuring van het financieel jaarverslag 2020,
  2. goedkeuring voor de begroting 2021,
  3. goedkeuring van wijzigingen in het huishoudelijk reglement,
  4. décharge van twee leden van het bestuur en een lid van de kascommissie,
  5. de uitbreiding van het bestuur van vier naar vijf leden, de installatie van vier nieuwe bestuursleden, de benoeming van Ruben van der Made als voorzitter; en de benoeming van een nieuw lid van de kascommissie

Elk lid heeft één stem, er wordt gestemd via Zoom – polls

2. Financieel Jaarverslag UHTT 2020

Normaal benoemen we als inleiding op het financiële jaarverslag de headlines van het afgelopen jaar. Als gevolg van Corona missen we terugblikken op wedstrijden en de teamcompetities ed. We zijn echter verheugd op het trainingsaanbod en de social events die we als UHTT binnen de geldende en actuele corona richtlijnen hebben kunnen bieden. Het Technisch Hart organiseerde maatwerk per discipline om alle leden veilige en goede trainingen aan te bieden. Als bonus volgde er ook nog een Oliebollen-triathlon op 31 december. De Commissie lanceerde nieuwe social events zoals de UHTT tour- en Vuelta poules, plogging-challenge en de Utrechtse Heuvelrug Buiten Bingo. Verder in deze paragraaf lichten we graag de financiële resultaten toe.

2.1 Balans en winst/verlies 2020 versus 2019

algemeen - afbeelding - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

We hebben aan het eind van 2020 5.083 euro minder kosten gemaakt dan wat we hebben binnen gekregen aan contributies. Dit is vooral veroorzaakt door het feit dat we bij het KNZB bad alleen betalen voor gebruik. Hierdoor hebben we niet hoeven te betalen voor de periode dat het zwembad dicht was. Van Laco hebben we een bedrag terug ontvangen door de aanspraak die Laco heeft weten te maken op een Covid-19 noodfonds.

Voor wat betreft verliezen gemaakt door Covid-19 hebben we 900 euro moeten betalen aan de teamcompetities en een aanbetaling van ongeveer 250 euro voor het trainingskamp. Beiden zijn afgelast zonder retournering van deze aanbetalingen.

We zijn het jaar geëindigd met 134 volwaardige leden. Ondanks een jaar (bijna) zonder wedstrijden toch weer een groei met 18 leden.

algemeen - afbeelding 1 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

De algemene reserve is mede door het overschot van 2020 ondertussen op zo’n niveau dat hiervoor los van het budget 2021 nog aparte bestemmingen gevonden kunnen worden.

2.2 2020 versus budget 2020:

algemeen - afbeelding 2 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

Ook ten opzichte van het budget zijn we om identieke redenen uitgekomen met minder kosten en ook met 4 meer leden dan gepland. Wel is alvast ingezet met het oog op 2021 op het reserveren van plekken bij diverse trainerscursussen, waaronder de TTN3 cursus bij de NTB. Daardoor is deze post iets hoger uitgevallen dan gebudgetteerd.

2.3 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring. Zie voor de volledige brief onderstaande link

Verslag Kascommissie UHTT 2021

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2020

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de jaarrekening van 2020 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

3. Jaarplan 2021

Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2021. Het budget voor 2021 staat onder punt 3.5 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Uitslag Ledenenquête 2020

In het najaar van 2020 hebben we voor de derde keer in het bestaan een grote enquête gehouden onder onze leden. We gebruiken dit om te kijken hoe tevreden de leden zijn, en om suggesties op te doen om onze vereniging nog verder te verbeteren. Op de website hebben we hier al eerder over bericht.

Er was heel veel waardering voor het maatwerk van het Technisch Hart in tijden van Corona, en allemaal missen we het sociale aspect. Via de Commissie proberen we dit gat zo goed mogelijk te vullen met allerlei digitale challenges uitgeschreven en we hebben hen gevraagd dit ook volgend jaar te blijven doen. 

Een punt van zorg was dat sommige leden aan gaven het niveau op trainingen soms te hoog te vinden, en daarom niet meer te komen.  Hier willen we heel duidelijk over zijn: alle trainingen moeten voor iedereen toegankelijk zijn. We hebben het technisch hart gevraagd hier nog eens extra op te letten bij het opstellen van de trainingen.

De resultaten van de enquête zijn besproken in het Bestuur en gedeeld met het Technische Hart en de Commissie. Zij hebben die gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2021. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis van voor het budget van 2021 dat vandaag ter goedkeuring door de ALV voorligt.

3.2 Visie & Doelen UHTT in 2021

UHTT wil haar leden op een vrolijke manier beter laten worden in de triathlon. En dat doen we het liefste in de natuur. Om dit zo goed mogelijk te borgen, hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • Wat we doen, doen we veilig. We doen alles om blessures en ongelukken te voorkomen, we voelen ons altijd veilig om dingen wel en niet te doen;
  • We proberen onze prestaties te verbeteren, door de juiste trainingsprikkels op te zoeken, elkaar te inspireren;
  • We sporten het liefst in natuur. We maken gebruik van onze prachtige omgeving en geven en haar iets terug als dat mogelijk is.
  • Plezier is een voorwaarde. Het kan een keer niet leuk zijn, maar nooit voor een langer tijd.
  • Als het kan, maken we het onszelf comfortabel. Gewoon omdat het kan.

Het komende jaar blijft een jaar vol onzekerheid. Het lijkt erop dat zeker in het eerste kwartaal Corona nog beperkingen aan trainingen zal opleggen. Of en hoe wedstrijden dit jaar door zullen gaan is ook nog onzeker. Voor 2021 willen we het volgende bereiken:

  • Zo flexibel mogelijk omgaan met de beperkingen van Corona, en iedereen zoveel mogelijk stimuleren om binnen de randvoorwaarden op een sportieve, gezonde en veilige manier te blijven bewegen.
  • Een professionaliseringsslag. Na jaren van mooie plannen initiëren en opbouwen is het nu tijd voor bestendigen en verder uitbouwen. Enerzijds gaat dit over het verbeteren van de verslaglegging en archivering, maar het betreft ook de wens om minder afhankelijk te worden van een klein aantal vrijwilligers van het eerste uur. We willen meer nieuwe leden betrekken bij de taken die we binnen de vereniging te doen hebben, en deze taken beter verdelen, zodat vrijwilligers het ook langer op een leuke manier kunnen volhouden.
  • Investeren in trainers en opleidingen.
  • We blijven gedurende de zomermaanden zwemmen in het Henschotermeer, hopen dit jaar samen de Stichting Heuvelrug Triathlon en GreenRace onze eerste eigen triathlon te organiseren en houden vast aan de Plogging run.
  • We hebben onze social events, zodat we elkaar ook buiten de trainingen en wedstrijden kunnen ontmoeten, inspireren en ondersteunen. Door de snelle groei en de beperkingen van de Corona tijd, zijn er steeds meer leden die elkaar niet meer kennen, en vraagt het sociale aspect meer aandacht.

3.3 Wedstrijden (incl. Teamcompetities)

Voor 2021 heeft UHTT 4 teams ingeschreven voor de competitie.

2e divisieteam Dames: hebben zich tot doel gesteld om te promoveren naar eerste divisie. Hiermee komt ruimte om in de toekomst een extra Damesteam op te richten.

3e divisieteam Dames: UHTT is bij de landelijke introductie van het 3e divisieveld voor dames vertegenwoordigd. In deze divisie strijden de dames voor de hoogste plek, maar plezier en het opdoen van ervaring is minstens zo belangrijk. Zo kunnen zij in de toekomst promoveren naar de 2e divisie.

2e divisieteam Heren: Hebben zich tot doel gesteld om te promoveren naar de eerste divisie. Dan starten ze namelijk ook volgend jaar met de dames (die natuurlijk ook gaan promoveren) op dezelfde wedstrijden. Goed voor het teamgevoel, goed voor de uitstraling van UHTT.

4e divisieteam Heren: hebben als doel om te promoveren naar de 3e divisie. Zo creëren ze ruimte voor UHTT om volgend jaar een extra herenteam deel te laten nemen aan de competitie.

Naast de competitiewedstrijden zullen we afhankelijk van het verloop van het wedstrijdseizoen ook weer een aantal wedstrijden aanmerken als UHTT events, waar we met zoveel mogelijk leden proberen samen aan de start te verschijnen. 

3.4 Eigen wedstrijd: Heuvelrug Triathlon

Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:

“We wilden vorig jaar met de Heuvelrug Triathlon misschien wel de mooiste en groenste triathlon van Nederland organiseren. Het was niet moeilijk om hier ook veel andere mensen en partijen enthousiast voor te maken. Zoals de beheerders van het Henschotermeer en de Nederlandse Triathlon Bond (‘He, he, eindelijk iemand die een triathlon bij het Henschotermeer gaat organiseren…’). En ook de Stichting GreenRace, die al partner is van UHTT, wilde graag meehelpen met de organisatie.

Als UHTT hebben we een aantal redenen om zelf een triathlon te willen organiseren:

  • Op de triathlon agenda is een tekort aan wedstrijden, veel wedstrijden zitten vol.
  • Onze leden doen mee aan wedstrijden, het is logisch dat we zelf ook een evenement organiseren.
  • We maken als vereniging veel gebruik van het Nationaal Park en de natuur hier in de omgeving, we willen door het organiseren van een wedstrijd in het Nationaal Park ook een financiële bijdrage (% van het inschrijfgeld) leveren aan de instandhouding van het park.
  • Last but not least, we denken dat het organiseren van zo’n mooi en leuk evenement enorm inspirerend en verbindend werkt voor de UHTT zelf, zo leren we elkaar nog beter kennen en hebben we samen een heel mooi doel en aan het einde van het jaar een hele gave herinnering.

Helaas heeft het vorig jaar niet zo mogen zijn, ondanks al het enthousiasme dat we steeds weer bij iedereen tegenkwamen. We zijn vooralsnog van plan het dit jaar opnieuw te proberen, en hebben hiervoor zaterdag 12 juni 2021 in onze agenda gezet. De komende maanden moet duidelijk worden of dit realistisch is, of dat Corona toch te veel beperkingen oplegt om dit op een leuke en financieel verantwoorde manier te organiseren. Misschien kiezen we er dan wel voor om later in het jaar een trainings-triathlon voor UHTT-leden te organiseren, zoals we dat ook in 2019 en 2020 hebben gedaan.

Wat al wel duidelijk is, als we van start kunnen met de eerste echte Heuvelrug Triathlon, doen we dat graag samen met zoveel mogelijk UHTT-ers, die onmisbaar zijn om alles in goede banen te leiden. Via de ‘all groep’ en de website houden we jullie op de hoogte!

Sportieve groet van Lotte (vz), Annemarie, Richard, Remko, Marga en Bart

3.5 Toelichting Budget 2021

algemeen - afbeelding 3 - Agenda Vierde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team - ALV, Algemene Leden Vergadering

Voor 2021 stelt het bestuur voor de contributie te houden op 212 euro per jaar inclusief de 38 euro bondsbijdrage (de atletenlicentie dienen de leden optioneel zelf aan te schaffen)

3.6 Besluit 2: Goedkeuring budget 2021

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de begroting voor 2021 goed te keuren. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

4. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement

We hebben vorig jaar al geconstateerd dat het huishoudelijk reglement (HR) niet helemaal ‘up to date’ was met hoe we feitelijk de dingen regelen. We hebben met een frisse bril naar het HR gekeken en dit opgepoetst. De belangrijkste wijzigingen zijn het vervallen van een passage over jeugdleden (die hebben we momenteel niet) en het aanpassen van de passage over hoe we omgaan met ongewenst gedrag binnen de vereniging (nav het instellen van de vertrouwenscontactpersonen). Daarnaast hebben we een flink aantal formuleringen aangepast of aangescherpt. Hier vind je de nieuwe en oude versie.

4.1 Besluit 3: goedkeuring wijzigingen Huishoudelijk reglement

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de voorgestelde wijzigingen in het Huishoudelijke reglement goed te keuren.

Een aanpassing van het HR vergt dat minstens twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig is op de ALV, en dat twee derde daarvan instemt met de aanpassing.

Indien op de ALV van 29 januari minder dan twee derde van de leden aanwezig is, kunnen we een nieuwe ALV uitschrijven en dan volstaat een twee derde meerderheid van de dan aanwezige leden.

5. Besluit 4: Décharge bestuursleden Jorrit Thiele en Luuk Overbeek & Kascommissielid Hans Dekker

Tijdens de ALV zullen Jorrit Thiele en Luuk Overbeek aftreden als bestuurslid. Zij hebben aangegeven na jaren van trouwe dienst het bestuursstokje door te willen geven. Bart Boon blijft actief als bestuurslid. Daarnaast stellen we onder besluit 5 voor een aantal leden te benoemen als nieuwe bestuursleden.

Ook is Hans Dekker niet langer beschikbaar voor de kascommissie. Remko Renes blijft lid van de kascommissie.

We vragen derhalve de ALV formeel décharge te verlenen:

  • Jorrit Thiele en Luuk Overbeek als respectievelijk voorzitter en penningmeester van de UHTT;
  • Hans Dekker als lid van de kascommissie

Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

6. Besluit 5: Uitbreiding aantal bestuursleden, installatie nieuwe bestuursleden, benoeming voorzitter en installatie Kascommissielid

Bas Vogels heeft begin 2020 de ledenadministratie van Gerrit overgenomen en draait feitelijk al bijna het hele jaar mee in het bestuur. Daarnaast hebben we Ruben van der Made en Sjoerd Dormans bereid gevonden om de taken van Jorrit en Luuk over te nemen. Daarnaast dragen we Marije Bakker voor als vijfde bestuurslid, onder andere als linking pin naar de Commissie.

Conform de statuten benoemt de ALV de voorzitter. Namens de oude en voorgestelde bestuursleden dragen we graag Ruben van der Made voor als nieuwe voorzitter van de Vereniging. Ruben neemt veel bestuurlijke ervaring met zich mee en wij zijn ervan overtuigd dat hij ons kan helpen met het verder uitbouwen van de vereniging en het borgen van de continuïteit op langere termijn.

De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het huishoudelijk reglement (zie punt 4).

Om de continuïteit van het bestuur naar de toekomst toe te borgen, en te voorkomen dat te veel kennis en ervaring tegelijkertijd uit het bestuur vertrekt, willen we gaan werken met een richtinggevend rooster van aftreden. Vooruitlopend op een positief besluit, ziet dit er als volgt uit: Bart treedt uit per eind 2021, Bas per einde 2022; Marije en Sjoerd per einde 2023 en Ruben aan het einde van 2024.

Als laatste, P.J. van Herel heeft aangegeven bereid te zijn om toe te treden tot de kascommissie.

We vragen derhalve de ALV formeel in te stemmen met:

  • De uitbreiding van het bestuur van vier naar vijf leden
  • De installatie van Bas, Ruben, Sjoerd en Marije als bestuursleden
  • De benoeming van Ruben als nieuwe voorzitter van de vereniging
  • De benoeming van PJ van Herel als lid van de kascommissie

Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

7. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen aan de individuele bestuursleden of via het contactformulier.

Vragen waar we de 29e niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of app-groepen beantwoorden.

1 antwoord

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] opent de vergadering en licht de onderwerpen die op de agenda staat toe. Aan het einde van de vergadering zal over alle voorgenomen besluiten worden gestemd. Met […]

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *