Agenda Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team

Datum: Vrijdag 1 maart 2024 – 20:00 uur

Plaats: Doorn, Perzikengaard 25

---

1. Opening van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden invloed uit te laten oefenen op het beleid van de Vereniging. In deze ALV vraagt het bestuur de leden om:

1. Goedkeuring van het financieel jaarverslag 2023 en décharge gevoerde beleid van het bestuur;
2. Goedkeuring voor de begroting 2024;
3. Herbenoeming bestuursleden Marije en Sjoerd voor 2024.

Elk lid heeft één stem.

2. UHTT 2023

Hieronder blikken we terug op het afgelopen jaar. Daarnaast geven we een toelichting op de financiële resultaten van het afgelopen jaar en vragen we het eerste besluit: goedkeuring financieel beleid over 2023.

2.1 Terugblik 2023

Het afgelopen jaar heeft de vereniging geprobeerd zoveel mogelijk samen voor elkaar te krijgen. Er zijn vele leden die een rol op zich hebben genomen waardoor de vereniging stabiliteit begint te krijgen.

In de CoTeBuHt overleggen we de samenwerking tussen de verschillende commissies. Dit overleg bestaat uit betrokkenen vanuit de Commissie, Technisch Hart, Bestuur en de Triathlon stichting. Samen stemmen we af wat er beter kan en op welke manier we invulling kunnen geven aan wensen die er binnen de vereniging leven. Afgelopen jaar is er gewerkt aan het optuigen van een Start2Tri en aan specifieke zwemtraining voor de competitie deelnemers. Op deze wijze is er aandacht voor zowel de startende als de meer ervaren triatleet. Ook zijn er dit jaar de nodige bijeenkomsten geweest die door de Commissie zijn georganiseerd. Hier is plek gevonden om elkaar te ontmoeten.

De trainingen hebben een stabiel karakter laten zien afgelopen jaar. Met als uitzondering het fietsen. Ervaren trainers hebben klaar gestaan om de fietstraining vorm te geven. Helaas is dit uiteindelijk niet gelukt. Uiteraard blijft dit een punt van aandacht. Veel van onze leden staan van tijd tot tijd klaar om te helpen bij de zwem, loop en de bodyboost trainingen. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid maakt dat we op deze onderdelen mooie en stabiele trainingen kunnen aanbieden. Alle inzet door leden is zeer gewaardeerd.

De vereniging is relatief stabiel met een ledenaantal van zo’n 150 personen. Als vereniging hebben we in 2023 aandacht besteed aan het gezamenlijk dragen van de vereniging, ook zijn we ontzettend blij dat de Heuvelrug Triathlon voor de tweede keer een feit was. En niet zomaar een feit, een doorslaand succes. Een traditie is geboren. Niet alleen de organisatie verdient een enorm compliment, ook alle vrijwilligers die op deze dag een steentje hebben bijgedragen verdienen dit; dus bij deze: onze complimenten!

Het gezamenlijk bijdragen aan de vereniging leidt ook tot meer betrokkenheid. Dit zien we terug in de belangstelling en de reactie om relatief kleine klussen op te pakken. Door deze inzet zijn we steeds beter in staat om de vereniging up-to-date te houden en kleine wensen sneller te realiseren.

Uiteraard zijn alle zaken die voorgaand jaar in gang zijn gezet ook de revu gepasseerd. Websitebeheer, AVG check, VOG’s aanvragen en verzekeringen doornemen en het uitbreiden van de jaarkalender.

Niet om in herhaling te vallen maar dank aan alle vrijwilligers die de afgelopen jaren zich hebben ingezet voor onze mooie vereniging. En vooral zo doorgaan!!!

2.2 Uitslag Ledenenquête 2023

In het najaar van 2023 hebben we voor de zesde keer in het bestaan een enquête gehouden onder onze leden. We gebruiken dit om te kijken hoe tevreden de leden zijn, en om suggesties op te doen om onze vereniging nog verder te verbeteren.

In totaal hebben 39 mensen hun input gegeven (waarvoor dank!). Er is veel waardering voor UHTT in het algemeen, en ook worden de trainingen als ‘top’ gewaardeerd en vinden de meeste leden dat ze goed aansluiten op zijn/haar eigen niveau. De gegeven clinics (bij zowel het zwemmen, fietsen als hardlopen) worden positief ontvangen.

De fietstrainingen blijven een punt van zorg en staan momenteel op een laag pitje. Het Technisch Hart is nog altijd bezig om dit vorm te geven voor 2024.

Tenslotte een opnieuw terugkerend punt: om alle ideeën en trainingen te kunnen blijven realiseren zijn (veel) vrijwilligers nodig. Samen zijn we de vereniging; daarom ook nu weer de oproep aan alle leden om je aan te melden als vrijwilliger indien je dat nog niet hebt gedaan. Of het nu een vaste of tijdelijke klus is, jullie hulp en creatieve ideeën zijn altijd welkom en vooral ook nodig! Daarom hebben we de lijst met benodigde vrijwilligers ook op de website gezet, wat is voortgekomen uit de enquête.

De resultaten van de enquête zijn besproken in het Bestuur en gedeeld met het Technisch Hart en DE Commissie. De resultaten zijn gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2024. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis voor het budget van 2024 dat vandaag ter goedkeuring door de ALV voorligt.

 

2.3 Winst & verlies rekening

Aan het eind van 2023 hebben we 1.881 Euro meer kosten gemaakt dan de opbrengsten. Er was begroot met een tekort van 8.114 Euro. Dit komt voornamelijk door een groter aantal leden dan begroot (+/- 2.000) en het feit dat de Stichting Utrechtse Heuvelrug Triathlon (UHT) de voorziening van 2.100 Euro waar de vereniging voor garant stond niet heeft gebruikt.

Zoals ieder jaar is voor de vereniging het zwemmen de grootste onkostenpost. Iets meer dan de helft wordt uitgegeven aan zwemwater voor reguliere trainingen, cursussen, en zwemtrainers. We hebben onze trainers en leden aan verschillende opleidingen en cursussen kunnen laten meedoen zoals de Open Water cursussen, de Crawl cursus en de Andere Slag cursus. Het verschil in kosten van KNZB tussen 2022 en 2023 is te verklaren doordat de 2022 kosten van LABC (voor de donderdagen) pas in 2023 gefactureerd zijn. Verder zijn de zwemwaterkosten hoger door de zwemcursussen in november en december 2023. 

2.4 Balans 2023

De algemene reserve is eind 2023 gegroeid tot 23.640 Euro (algemene reserve + saldo) t.o.v. 23.292 Euro in 2022. We streven ernaar om ongeveer een kwart van de jaarlijkse verplichtingen als eigen reserve aan te houden. Voor 2024 zou dit neerkomen op een bedrag van ongeveer 11.000 Euro.

Op de balans staat een post Vooruitbetaalde bedragen. Dit zijn betalingen aan de NTB voor de inschrijving van de 4 teams voor de  competitie in 2024.

In 2023 zijn vooruit ontvangen bedragen vrijgevallen onder de Tegemoetkoming Verhuur Sportaccommodaties (TVS) Q4 2020 en Q1 & Q2 2021.

2.5 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie bestond uit Annemarie Kingma en Esther Gotink.

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring. Zie voor de volledige brief onderstaande link:

https://www.utrechtseheuvelrugtriathlon.nl/wp-content/uploads/20240125-Kasco-UHTT-2023.pdf

2.6 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2023 en décharge bestuur gevoerde beleid

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de jaarrekening van 2023 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Daaraan voorafgaand zal de kascommissie advies uitbrengen aan de ALV. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

3. Jaarplan 2024

Hieronder kijken we vooruit naar het komende jaar. In de volgende paragrafen zijn opgenomen: Toelichting op het komende jaar, teamcompetitie en begroting. Gevraagd besluit is de goedgekeurd voor de begroting voor het nieuwe jaar.

3.1 Toelichting UHTT 2024

UHTT wil ook dit jaar haar leden op een vrolijke manier beter laten worden in de triatlon. En dat doen we het liefste in de natuur. Om dit zo goed mogelijk te borgen, hanteren we onze uitgangspunten:

• Wat we doen, doen we veilig. We doen alles om blessures en ongelukken te voorkomen, we voelen ons altijd veilig om dingen wel en niet te doen;
• We proberen onze prestaties te verbeteren, door de juiste trainingsprikkels op te zoeken en elkaar te inspireren;
• We sporten het liefst in de natuur. We maken gebruik van onze prachtige omgeving en geven haar iets terug als dat mogelijk is;
• Plezier is een voorwaarde. Het kan een keer niet leuk zijn, maar nooit voor een langere tijd;
• We vinden het belangrijk om elkaar ook buiten het sporten om beter te leren kennen; dit doen we door onze sociale evenementen.

Ook komend jaar hopen we dat we de opkomst bij de trainingen verder zien stijgen en dat we elkaar beter leren kennen via de sociale events van De Commissie.

Voor 2024 willen we het volgende bereiken:

• Start2Tri lanceren;
• Fietstrainingen basisvorm geven en clinics inkopen; 
• Blijvend investeren in ons eigen trainers aanbod;
• Vasthouden aan het aantal sociale events, waaronder samen aan wedstrijden deelnemen;
• Jaarkalender overdraagbaar maken en waar nodig optimaliseren;
• Verdere verbinding creëren tussen het Bestuur, het Technisch Hart, De Commissie en de Stichting Utrechtse Heuvelrug Triathlon;
• Ons met 2 damesteams en 2 herenteams inzetten tijdens de teamcompetities. Tevens de deelnemers van de teamcompetities extra aandacht geven tijdens trainingen;
• Bestuurswissels; gedurende het jaar nieuwe bestuursleden laten instromen voor optimale overdracht.
  

3.2 Teamcompetitie

Voor 2024 heeft UHTT 4 teams ingeschreven voor de teamcompetitie.

1e divisie damesteam: In 2023 was de UHTT enkel bij de 3e divisie dames vertegenwoordigd. Door een reorganisatie van de teams binnen de NTB en promotie staat dit team in 2024 in de 1e divisie. Helga van Hamersveld is dit jaar de team captain.

1e divisie herenteam: Dit herenteam heeft als doelstelling voor 2023 om stabiel mee te draaien in de 1e divisie, maar gaat iedere race natuurlijk tot de max. Sjoerd Wever is dit jaar de team captain.

2e divisie damesteam: In 2024 hebben we weer een 2e damesteam waarin alle vrouwelijke leden van de UHTT die aan de competitie willen meedoen kunnen uitkomen. Dit jaar is Christine Leenen-Brinkhuis de team captain.

3e divisie herenteam: Marco Hijink is dit jaar wederom de team captain. Dit team zal met een grote groep heren deelnemen aan de verschillende events. Marco zal ervoor zorgen dat bij alle wedstrijden een voltallig team aan de start staat.

Naast de competitiewedstrijden zullen we afhankelijk van het verloop van het wedstrijdseizoen weer een aantal wedstrijden aanmerken als UHTT events. Bij deze races willen we met zoveel mogelijk leden samen aan de start verschijnen om er een mooi ‘UHTT feestje’ van te maken.

Alle 4 teams zijn ingeschreven voor seizoen 2024. De UHTT neemt de team registratie en een deel van de deelnemersbijdrage voor haar rekening t.w.v. 2.110 Euro. Voor de deelnemers aan de teamcompetitie heeft de vereniging de individuele inschrijvingen voorgeschoten. Vanaf oktober 2024 zal de individuele inschrijving per wedstrijd en per deelnemer worden geïncasseerd. Voor 2024 bedraagt dit 30 Euro per persoon per wedstrijd.

3.3 Begroting 2024

Voor de begroting 2024 stelt het bestuur voor om 6.479 Euro meer uitgaven te begroten dan inkomsten.

Voor 2024 wordt er gebudgetteerd op 150 leden. Voor 2024 stelt het bestuur voor de contributie te verhogen naar 186 Euro (+ 12 Euro) per jaar. De jaarlijkse NTB bijdrage voor 2024 is vastgesteld op 49 Euro en is reeds geïncasseerd in januari 2024. Verder heeft de vereniging inkomsten van 30 Euro per lid per team competitie event. Als laatste inkomsten wordt er een eigen bijdrage geïncasseerd voor extra activiteiten zoals: additionele teamcompetitie trainingen, (zwem) cursussen en opleidingen.

Aan de uitgavenkant zal het bestuur meer uitgeven aan zwemwater, begeleiding en opleidingen. De ruimte die is gecreëerd in de afgelopen jaren wordt net als in 2023 gebruikt om meer inhoud te kunnen bieden aan de verschillende trainingen.

Naast de ruime begroting voor 2024 blijft er een aanzienlijk deel algemene reserve. Dit overschot zal worden aangewend om in de komende jaren ruimer te kunnen budgetteren dan de voorspelde inkomsten. Dit zal naar alle waarschijnlijkheid gepaard gaan met een jaarlijkse verhoging van de UHTT contributie, om de verwachte kostenverhogingen en inflatie te kunnen bekostigen. Om een sluitende begroting te maken is ongeveer 7.500 euro per jaar extra nodig. Dit komt neer op een contributieverhoging van ongeveer 50 euro per jaar per lid in de komende jaren bij een gelijkblijvend ledenaantal zoals we dat in de afgelopen jaren hebben gezien en de verwachte verhogende kosten.

3.4 Besluit 2: Goedkeuring begroting 2024

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de begroting (incl. contributieverhoging) voor 2024 goed te keuren. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.

4. Bestuur vereniging

4.1 Besluit 3: Herbenoeming bestuursleden Marije en Sjoerd voor 2024

Eind 2023 is de voorziene bestuursperiode van Marije en Sjoerd ten einde gekomen. Beide hebben hun intentie gedeeld om zich in 2024 toch beschikbaar te houden. In 2024 zijn Ruben, Marije en Sjoerd voornemens te stoppen als bestuurslid van de UHTT. In 2024 is daarom noodzakelijk dat additionele leden toetreden tot het bestuur, zodat er overdracht kan plaatsvinden naar deze nieuwe bestuursleden. De bestuursperiode van Bjorn loopt per eind 2025 af.

5. Utrechtse Heuvelrug Triathlon

Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:

Heuvelrug Triathlon 2023 “Warm, warmer, warmst!”

In overleg met de beheerder van het Henschotermeer is de 2^e editie van de Heuvelrug Triathlon verhuisd naar september, omdat het dan naar verwachting iets minder druk zou zijn met reguliere badgasten. Dat was de verwachting.

Op zaterdag 9 september 2023 stond iedereen ’s ochtends om 8:30 uur klaar voor het startschot van de eerste serie. Twee keer zoveel deelnemers als bij de eerste editie, ruim 550 deelnemers, hadden zich ingeschreven, er was naast de kwart-afstand ook een sprintafstand en het loopparcours was aangepast. En dit jaar verse koffie voor alle verkeersregelaars en vrijwilligers die zich verzamelden op P1 alvorens uit te fietsen over het fietsparcours. Het beloofde een prachtige dag te worden. Iedereen was er klaar voor, maar het Henschotermeer zelf was niet te zien. Een dichte mist lag over het water en zorgde ervoor dat de start even moest worden uitgesteld. Ondertussen vermaakte Gerrit de deelnemers met feiten en wetenswaardigheden over de prachtige omgeving, zodat iedereen weet dat het Henschotermeer ook niet voor niets de Malediven van de Lage Landen wordt genoemd. Niet voor niets #demooiste.

Waar het uitstel voor Challenge Almere die op dezelfde dag plaatsvond, de rest van de dag tot vertraging leidde, had de organisatie zelfs daar rekening mee gehouden en kon de vertraging in de loop van de ochtend mooi worden ingelopen. Gelet op de weersvooruitzichten was voldoende rekening gehouden met de te verwachten warmte. Het fietsen kon heerlijk onder de bomen over de heuvelrug over het vertrouwde parcours dat was voorzien van een geheel nieuwe toplaag, met vers grit en door de gemeente keurig volgens afspraak in de dagen voor de triathlon schoongeveegd. Nooit eerder lagen de Ruitenberg en Hoogstraat er zo netjes en goed gesoigneerd bij. Het nieuwe loopparcours bestond uit een ronde van 2,5 km over het terrein van het Henschotermeer die een paar keer mochten worden afgelegd. Ook hier waren voldoende heuveltjes aanwezig om met recht te spreken van een Heuvelrug Triathlon. Halverwege was voor de warmte een spons-post op het strand ingericht waar het naarmate de dag vorderde de deelnemende triathleten en badgasten zich relaxed (of iets minder relaxed) met elkaar mengden. Een gezellige drukte.

Ook afgelopen jaar hebben wij genoteerd wat komend jaar beter en vooral ook groener kan. Als bestuur van de triathlon kijken we met gepaste trots terug op weer prachtige editie. Het is bijzonder om te constateren dat wij vanuit de vereniging in staat zijn om een triathlon te organiseren die kwalitatief hoogstaand is volgens de deelnemers en qua deelnemersaantal in de top10 van triathlons in Nederland staat. Vooral de passie voor de sport van iedereen die vooraf, tijdens en na afloop hebben bijgedragen, wordt enorm gewaardeerd door de deelnemers, hun fans en ook de NTB.

De unieke natuurlijk omgeving van het parcours blijft een van de belangrijkste redenen dat dit #degroenstetriathlon van Nederland is. De deelnemers hebben tijdens de inschrijving met een vrijwillig extra bijgedragen aan onze donatie aan het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug. In totaal hebben heeft de Heuvelrug Triathlon 2023 een donatie van bijna 1.000 euro opgeleverd voor het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug.

Derde editie op zaterdag 21 september 2024

De derde editie van de Heuvelrug Triathlon staat alweer gepland. De verhuizing vorig jaar van juni naar september had als doel de drukte van de reguliere badgasten te vermijden. Afgelopen jaar bleek dat het bij mooi weer ook in september nog heel druk kan zijn bij het Henschotermeer. We willen zowel de veiligheid, als het plezier, van de deelnemers aan de triathlon én de overige badgasten bewaken. Daarom hebben we met elkaar besloten om de datum te wijzigen naar de laatste zomer zaterdag van het jaar. De derde editie van #demooiste en #degroenste kwart & sprint triathlon van Nederland vindt plaats op zaterdag 21 september 2024. Start en finish zijn weer op het strand van het Henschotermeer. Een unieke locatie in Nederland!

Natuurlijk zijn we nog op zoek naar vele vrijwilligers die dat met ons mogelijk willen maken. Een eerste verzoek is al gedaan in de ALL-app groep.  De organisatie van misschien wel de mooiste & groenste kan niet zonder de medewerking van vele vrijwilligers. We hopen er komend jaar weer zo’n geweldige dag van te maken met elkaar. Jullie enthousiasme heeft een aantal deelnemers over de heuvels heen gedragen. Hoe gaaf is het om als vereniging een geweldig visitekaartje voor de triathlonsport te kunnen organiseren. Voor twee derde van de deelnemers is de Heuvelrug Triathlon de eerste ervaring met onze mooie triathlon sport. Een hele mooie eerste ervaring! In een tijd van teruglopende deelnemersaantallen mogen wij daar allemaal heel erg trots op zijn.

De vrijwilligers zijn actief op één van de onderdelen van het parcours of de start & finishlocatie. Ben jij beschikbaar als vrijwilliger of weet jij vrijwilligers die jou als deelnemer kunnen willen ondersteunen, meld je bij ons via heuvelrugtriathlon@uhtt.nl.

Hopelijk tot ziens bij de voorbereidingen of op de dag zelf van de triathlon!

Sportieve groet, ook namens Annemarie, Henri, en Gerrit, Remko

6. Afsluiting

We nemen kort de tijd voor de rondvraag en afsluiting.