Grote opkomst bij ALV
Jorrit opent de vergadering en licht de onderwerpen die op de agenda staat toe. Aan het einde van de vergadering zal over alle voorgenomen besluiten worden gestemd. Met 34 leden op de ALV is dit de hoogste opkomst ooit (hulde voor deze betrokkenheid bij onze vereniging!), maar nog onvoldoende om het Huishoudelijk Reglement te wijzigen. Bij voldoende steun zullen we daarvoor een aparte ALV uitschrijven waarbij instemming van 2/3e meerderheid van de aanwezige leden voldoet.
Terugblik 2020
Luuk geeft een toelichting op het financiële jaarverslag over 2020. We zijn vorig jaar gegroeid van 116 naar 134 leden. Corona heeft een grote invloed gehad. Complimenten voor het Technisch Hart voor hoe ze voortdurend de trainingen hierop hebben aangepast. En veel dank voor alle leden die desondanks gewoon lid zijn gebleven en contributie hebben betaald. Met de toename in leden zijn ook de inkomsten vorig jaar gestegen. De uitgaven zijn per saldo flink achtergebleven ten opzichte van de verwachting. Door Corona kon er minder gezwommen worden en hebben we ook minder zwemwater hoeven te betalen. Al met al resteert een overschot van ongeveer 5000 Euro.
Bestuur zal voorstel doen voor besteding overschot 2020
Namens de kascommissie spreekt PJ het akkoord uit op het verslag. De reserves op de balans zijn voldoende en het is niet nodig dit verder aan te vullen met het overschot van 2020. Er wordt gesproken over de aanwending van dit overschot. Het nieuwe bestuur zal een voorstel doen voor een duurzame besteding, waarbij we het triathlon breed ten goede laten komen aan de leden, via verbreding of verdieping van het aanbod, of op sociaal vlak. Suggesties zijn daarbij welkom. Ter vergadering wordt geopperd om elastieken voor de BodyBoost aan te schaffen, of reserve-attributen voor het zwemmen. Ook een bijdrage aan het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug wordt gesuggereerd. Er wordt gevraagd om de leden hierbij te betrekken, bijvoorbeeld via een ledenraadpleging of stemming over het voorstel.
Mooie plannen voor 2021
Jorrit licht het jaarplan voor 2021 toe. De jaarlijkse enquête vormt een belangrijke basis voor de plannen. De visie en belangrijkste doelen worden toegelicht. Veilig en prettig sporten blijft een belangrijk uitgangspunt. Indien leden zich desondanks onveilig voelen, is dit te allen tijde bespreekbaar met bestuur, technisch hart, of eventueel met de vertrouwenscontactpersonen die we hebben.
Het wedstrijdseizoen komt er (hopelijk) aan
We hebben voor dit jaar weer vier teams voor de teamcompetitie ingeschreven. Het is nog een beetje koffiedik kijken of en wanneer de competitie van start kan gaan. Er komt nog een oproep vanuit het Technisch Hart voor mensen die mee willen doen aan de teamcompetitie. Daarnaast benoemen we altijd een aantal wedstrijden als UHTT event, waar we met zo veel mogelijk leden aan de start willen verschijnen. We zijn bezig met de organisatie van de Heuvelrug Triathlon op 12 juni, deze richten we zo Corona-proof in, de eerste vergunningen zijn binnen, maar het blijft afwachten of de wedstrijd ook echt door zal kunnen gaan. Een alternatief is om laagdrempelig een trainingstriatlon voor eigen leden te organiseren, met de suggestie om hier een clubkampioenschap aan te koppelen.
We investeren in de opleiding van trainers
Voor de begroting van 2021 houden we aan de inkomstenkant rekening gehouden met verdere groei van het aantal leden, bij een gelijkblijvende contributie. Groei is geen doel, maar vooralsnog de consequentie van ons succes. Er wordt ingebracht om eventueel een ledenstop te overwegen zodat we elkaar wel blijven kennen en het sociale karakter behouden blijft. De belangrijkste veranderingen in de begroting aan de uitgavenkant is dat we rekening hebben gehouden met de huur van meer zwemwater, waaronder op de donderdagochtend. En er is meer geld uitgetrokken voor trainerscursussen, zodat we meer leden hebben die trainingen kunnen begeleiden. Zo hoeven we minder beroep te doen op een kleine groep mensen, en dit biedt ook ruimte het trainingsaanbod geleidelijk uit te breiden. In reactie op een vraag die gesteld werd, wordt toegelicht dat we in principe bij elke training begeleiding willen bieden. Vaak is dit in de vorm van een echte trainer, voor de zondag fiets rit zijn dit fietsbegeleiders en voor de zwemtrainingen op woensdag en donderdag is dit soms een begeleider met een trainingsschema. Er wordt gesuggereerd om bijvoorbeeld met Utrecht Swimming te kijken of we zwemwater kunnen delen.
Aanpassing van het Huishoudelijk Reglement
Het volgende onderwerp op de agenda is de voorgenomen aanpassingen in het Huishoudelijk Reglement. Om dit aan te nemen zou 2/3 van alle leden aanwezig moeten zijn, en met 2/3 meerderheid voor stemmen. We hebben te weinig leden in de vergadering, bij voldoende steun voor de aanpassingen is het voornemen om voor 12 februari een nieuwe ALV te organiseren, met als enige besluit de aanpassing van het HR. Een 2/3e meerderheid is dan voldoende.
Discussie over aanpassingen
Jorrit licht de voorgestelde wijzigingen toe. De twee grote wijzigingen zijn dat we in het HR niet langer spreken over jeugdleden, en dat we de vertrouwenscontactpersonen expliciet maken. Daarnaast zijn er een aantal kleinere wijzigingen. Er is behoefte aan een overzicht van de tekst met track changes. Ook wordt het bestuur gevraagd te organiseren dat leden hier onderling over kunnen sparren. Jorrit geeft aan dat we nu en op 12 februari stemmen over de wijzigingen die nu worden voorgesteld, maar dat we daarnaast ook met de leden kunnen nadenken over eventuele extra aanpassingen in het HR. Specifiek wordt gevraagd naar de passage in het HR waarin staat dat leden een jaarlidmaatschap aangaan, en of het lidmaatschap niet per kwartaal opzegbaar zou moeten zijn. Vanuit het bestuur wordt toegelicht dat het lidmaatschap in de praktijk ook per kwartaal opzegbaar is, maar dat ervoor gekozen is het jaarlidmaatschap in het HR niet aan te passen, om te voorkomen dat leden alleen tijdens de herfst en winter lid worden, om relatief goedkoop te kunnen zwemmen. We gaan hier pragmatisch mee om, maar willen wel de mogelijkheid houden om dit tegen te kunnen houden.
Meeste besluiten unaniem akkoord
In de stemming wordt unaniem akkoord gegeven op het financiële jaarverslag 2020, de begroting voor 2021, de decharge van bestuursleden en kascommissielid, en de aanstelling van de nieuwe bestuursleden en kascommissielid (besluiten 1, 2, 4 en 5). Er is ook een grote meerderheid voor de voorgestelde aanpassingen van het HR.
Woord van de nieuwe voorzitter
De nieuwe voorzitter Ruben geeft aan graag de gelegenheid aan te grijpen om met alle kennis, kunde en betrokkenheid in de vereniging te kijken hoe we het HR stapsgewijs verder kunnen verbeteren. Hij stelt voor hier pragmatisch mee om te gaan: op korte termijn stemmen over de voorgestelde noodzakelijke wijzigingen en daarna samen kijken wat er nog beter kan.
Alle vrijwilligers ontzettend bedankt!
Er wordt veel dank uitgesproken naar alle vrijwilligers die zich het afgelopen jaar hebben ingezet voor de vereniging, en in het bijzonder de aftredende bestuursleden. Namens de vereniging hebben zij gezond en inspirerend leesvoer ontvangen.
